КОНТРОЛЬ ЗА РЕШЕНИЕМ ПРОБЛЕМЫ
Метод предполагает наличие математической модели проблемы в виде функции:
При этом предполагается, что путем разработки и реализации соответствующей комплексной программы, имеется возможность перевести часть потенциально управляемых факторов в разряд фактически управляемых, расширив таким образом область управления , что позволит добиться требуемого значения целевой функции.
Задача поиска оптимального решения для линейной модели проблемы заключается в следующем:
Даны:
1. Некоторая целевая функция (модель проблемы) линейного вида:
2. Желаемое значение целевой функции:
Р = Р*.
3. Исходная область изменения факторов (
5. Единовременные затраты на перевод потенциально управляемых факторов (vk) в разряд фактически управляемых: Ek, а также нормативы затрат на единичное расширение диапазона изменения последних: Zk.
При этих исходных данных требуется найти решение (т.е. оптимальное управление, обеспечивающее достижение цели (Р=Р*) с минимальными затратами, связанными с необходимостью расширить исходную область изменения факторов Алгоритм решения задачи складывается из следующих действий:
1.Путем подстановки в целевую функцию соответствующих значений из исходной области найти экстремальное (максимальное или минимальное в зависимости от характера исходных данных) значение Р на области
2.Определяется разность (по абсолютной величине) между желаемым и исходным значениями целевой функции:
D = /Р* - Р0/
3.Последовательно анализируются все альтернативные варианты решения задачи. Каждый вариант связан с одним из управляемых факторов, независимо от того являются ли он фактически или потенциально управляемым.
Если фактор является фактически управляемым, то связанный с ним вариант решения задачи находится путем расширения диапазона изменения на величину отношения разности D к коэффициенту bj при этом факторе в целевой функции. Чтобы оценить связанные с этим вариантом затраты нужно полученную величину отношения умножить на соответствующую данному фактору норму затрат (Zj).
Если фактор является потенциально управляемым, то связанный с ним вариант решения задачи находится путем перевода фактора в разряд фактически управляемых (для этого необходимо учесть единовременные затраты Еk), а затем расширить диапазон изменения фактора аналогично предыдущему случаю.
4. Из множества альтернативных вариантов в качестве оптимального выбирается вариант, связанный с минимальными затратами (Z).
5. Для найденного оптимального варианта составляется соответствующая ему программа мер по решению проблемы.
ПРИМЕР: Дано:
1. Целевая функция:
Р = X + 2u1 - 4u2 + 5v1 - 2v2
2. Желаемое значение целевой функции:
Р* = 700
3. Исходная область изменений факторов /область управлений/:
X = 60
u1 = (-20, +40)
u2 = (10, 30)
v1 = (20, 80)
v2 = (0, 60)
4. Нормы затрат для фактически управляемых факторов: Z(u1) = 5
Z(u2) = 8
5. Единовременные затраты и нормы затрат для потенциально управляемых факторов:
E(V1) = 100; Z(V1) = 2;
E(V2) = 200; Z(V2) = 4;
РЕШЕНИЕ :
1. Р0 = 60 + 2 ⋅ 40 - 4 ⋅ 10 + 5 ⋅ 80 - 0 = 500
2. D = 700 - 500 = 200
3. Для достижения желаемой цели (Р* = 700) за счет фактора U необходимо сдвинуть границу области его изменений вправо на 100 (200/2) единиц, для чего требуется затратить 500 (100 ⋅ 5) единиц.
Для достижения цели за счет фактора U необходимо сдвинуть границу области его изменения влево на 50 (200 / 4) единиц, для чего требуется затратить 400 (50 ⋅ 8) единиц.
Для достижения цели за счет фактора V необходимо сдвинуть границу области его изменений вправо на 40 (200/5) единиц, для чего требуется затратить 180 (100 + 40 ⋅ 2) единиц.
Для достижения цели за счет фактора V необходимо сдвинуть границу области его изменений влево на 100 (200/2) единиц, для чего требуется затратить 600 (200 + 100 ⋅ 4) единиц.
Из этих вариантов оптимальным является третий вариант,т.к. он связан с наименьшими затратами (Z = 180).
Результат решения задачи записывается следующим образом:
Р = Р* = 700 при: X = 60
U1 = 40
U2 = 10
V1 = 120 ⋅ (80 + 40)
V2 = 0
Z = 180
Остается только представить (интерпретировать) решение в виде соответствующей программы мер по решению проблемы.
КОНТРОЛЬ ЗА РЕШЕНИЕМ ПРОБЛЕМЫ
Контроль заключается в постоянном слежении за выполнением разработанной и принятой программы работ по решению проблемы. В деловых организациях такой контроль осуществляется руководством и планово-финансовыми службами. В территориальных организациях контролирующих органов значительно больше.
Например, контроль за выполнением действующего законодательства осуществляется многими правоохранительными органами (суды, прокуратура, милиция), контроль за выполнением федеральных целевых программ осуществляется со стороны исполнительных органов власти. Их работа заключается в проверке соответствия между тем, что предусмотрено в программе и тем, что реально выполнено. В случае расхождения между программой и фактом, принимаются экстренные меры по его устранению, либо программа корректируется.
Таким образом, по своему содержанию функция контроля за ходом решения проблемы практически совпадает с функцией контроля за выполнением плана.
АНАЛИЗ РЕЗУЛЬТАТОВ РЕШЕНИЯ ПРОБЛЕМЫ
Важность этой функции не вызывает сомнений, так как она дает дополнительную информацию, позволяющую более эффективно решать аналогичные проблемы и предотвращает возможность повторения ошибок при решении подобных проблем в будущем.
По каждой неординарной проблеме должен составляться краткий отчет, включающий:
-краткое описание содержания проблемы;
-обоснование принятой программы работ;
-предварительная (т.е. до начала выполнения программы) оценка того, как изменится проблемной ситуация вследствие реализации программы;
-выполненные работы по решению проблемы с указанием исполнителей, сроков и объемов финансирования;
-описание того, как фактически изменилась проблемная ситуация в результате выполнения программных работ;
-анализ причин расхождения (если таковое имеется) между предварительной оценкой и фактическим состоянием.
Данная информация позволяет в дальнейшем накапливать и учитывать как положительный, так и отрицательный опыт решения проблем.
ПРОБЛЕМНЫЕ ЗНАНИЯ КАК ОСНОВА СОЦИАЛЬНОГОУПРАВЛЕНИЯ
КАК ПОЛУЧАЮТСЯ НОВЫЕ ЗНАНИЯ?
Как известно, проблемы решаются на основе знаний, которые могут накапливаться и передаваться из поколения в поколение, а также использоваться для получения новых знаний. Последние получаются в процессе изучения прошлого опыта и текущих событий, а также в процессе практической деятельности.
В своей деятельности человек в основном пользуется двумя методами получения новых знаний: проб и ошибок и научного поиска.
Метод проб и ошибок заключается в случайном выборе решения из ряда альтернативных и применяется обычно при полном отсутствии информации по данной проблеме. Например, если человек впервые оказался один в незнакомом лабиринте, то у него нет другого способа выбраться из него, как положиться на случай. Выбирая то или иное решение (путь в лабиринте) и анализируя результаты, человек получает знания, уменьшающие неопределенность проблемы и снижающие риск принятия неправильных решений в дальнейшем.
В самом деле, человек, отмечающий свой путь в лабиринте, не пойдет по нему дважды, а выберет новый путь, который, возможно окажется более удачным.
Таким образом, метод проб и ошибок это вынужденный способ действий, когда человек впервые встречаются с абсолютно новой проблемой. Однако, такое случается достаточно редко. Гораздо чаще ему приходится сталкиваться с известными проблемами.
В таких случаях он прибегает к более эффективному методу методу научного поиска.
Метод научного поиска заключается в получении новых знаний на основе имеющихся. Человек выбирает решение не случайным образом, а исходя из своего видения (модели) проблемы,т.е. представления о том, как будет развиваться проблемная ситуация при том или ином выборе решения.
Если решение оказалось удачным, то это повышает степень доверия к модели проблемы и дает научные знания о том, как ее решать, если подобная проблема повторится в будущем.
Научные знания должны быть объективны, иметь достаточно общий характер, быть непротиворечивыми. Объективность может быть проверена с помощью научных методов и средств.
Общность проявляется в открытии общих свойств, связей и отношений, присущим явлениям действительности. Непротиворечивость означает отсутствие противоречий между полученным научным знанием и связанными с ним принципиальными положениями науки. Высшей формой научного знания является научный закон. Его можно определить как высказывание об объективно существующей необходимой и существенной связи между явлениями.
Наука стремится установить причинную связь между явлениями и выразить ее посредством законов; при этом высказывания о причинных связях являются наиболее значительными знаниями, которые устанавливаются в процессе научного исследования.
Процесс научного исследования состоит из пяти этапов: определение предмета исследования, предварительный сбор данных и формулирование исходных гипотез; разработка плана исследования; сбор и упорядочение данных; формулирование дополнительных гипотез; выбор рабочей гипотезы.
1.Определение предмета исследования является первой фазой в процессе научного познания. В качестве предмета исследования, как правило, рассматривают некоторую причинно-следственную или другую (например, функциональную) связь между явлениями. Определяя предмет исследования, прежде всего определяют явления, которые будут исследоваться, а затем их связи, которые должны будут изучены.
При этом исходят из уже имеющихся знаний об исследуемом предмете.
После определения явлений и связей как предмета исследования приступают к формулированию исходной гипотезы (или гипотез), которую исследование должно подтвердить или отбросить. Исходная гипотеза основывается на предположении, что между явлениями, составляющими предмет исследования, существует определенная причинно-следственная связь или некоторое иное отношение, которое не установлено и которое должно быть выявлено в результате предпринимаемого с этой целью исследования.
Это предположение строится на основе уже имеющегося знания о предмете исследования, полученного усилиями других наук или в результате предварительных неполных исследований, проводившихся в целях выработки исходных допущений.
2. План исследования должен предусматривать, какие будут использованы методы сбора данных, и учитывать при этом специфику исследуемых явлений и трудности в сборе данных. Если план исследования предусматривает применение анкет и интервью, то подготавливают вопросник для анкетирования и для интервью. Определяется также выборка круг лиц, которых необходимо проанкетировать. В исследовательские группы должны входить специалисты разного профиля.
Необходимо составить план работы группы и каждого его члена в отдельности.
3.На этапе сбора данных собирают сведения, на основе которых впоследствии делаются выводы о связях между явлениями и выясняется их сущность. Наиболее распространенными методами сбора данных являются наблюдение (включает восприятие, фиксацию, эксперимент и описание явления), опрос (включает анкетирование, интервью и тесты), математико-статистические методы и сравнение.
4.После сбора данных производят их научную классификацию, упорядочение информации, составление соответствующих таблиц. На этом этапе собранные данные подвергаются мысленной обработке при помощи различных логических методов научных исследований, таких как, анализ и синтез, индукция и дедукция, аналогия, абстракция и конкретизация.
В результате применения указанных методов формируются дополнительные гипотезы, таким образом получают полный набор гипотез, которые нуждаются в проверке.
5. На последнем этапе из числа альтернативных гипотез выбирается рабочая гипотеза, осуществляется ее проверка на практике и в случае ее подтверждения, она признается в качестве научного закона.
Гипотеза может быть проверена эмпирически, так и теоретически.
Эмпирически гипотеза проверяется путем сопоставления ее с фактами, а теоретически включением ее в дедуктивную теоретическую систему. В этой системе она выступает логическим следствием уже проверенных общих теоретических положений.
Наиболее объективный способ проверки гипотез считается первый,т.к. факты объективная истина, не нуждающаяся в доказательствах.
Между фактами и гипотезами существует неразрывное единство: с одной стороны, гипотезы формируются на основе фактов, с другой доказанные гипотезы превращаются в факты. Например, движение материков стало фактом сравнительно недавно, хотя гипотеза была выдвинута еще в начале века (А.Вегенер, теория дрейфа материков, 1912).
Выдвигаемая гипотеза, чтобы иметь шансы быть признанной, должна, по возможности, не противоречить как можно большему числу фактов, относящихся с изучаемым объектом. При этом могут рассматриваться несколько альтернативных гипотез.
Более предпочтительной из них считается та, которая согласуется с наибольшим числом фактов.
На рис. 8 показано, что гипотеза G2 охватывает наибольшее число фактов (каждый факт условно отображается точкой) по сравнению с гипотезами G1, G3 и имеет преимущество перед ними.
Это означает, что гипотеза G2 должна быть проверена на практике в первую очередь. При этом остальные гипотезы не должны полностью отбрасываться, т.к. они могут оказаться полезными в дальнейшем, если принятая в качестве рабочей гипотеза себя не оправдает в реальной жизни. Гипотеза не обязательно должна быть верна. Иногда ошибочные гипотезы могут принести более полезные результаты, чем при их отсутствии.
Применимая в науке гипотеза должна строится на основе ясных понятий, быть проверяемой эмпирически, быть логически непротиворечивой.
ЗНАНИЯ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ
Всю совокупность проблемных знаний можно разделить на три типа:
-прецеденты,т.е. знания о ранее решаемых проблемах и способах их решения;
-отдельные факты (фактографические данные), касающиеся конкретных проблем;
-научные знания, включающие знания об альтернативных моделях проблем, результатах проведенных экспериментов с ними и др. Указанная информация реально существует и фактически используется на практике, однако она не всегда достаточно полна, достоверна, объективна и ее не так просто отыскать, так как она рассеяна по всему миру, что создает серьезные трудности для современного руководителя любого уровня.
В настоящее время в западных странах и в России активно формируется информационный рынок /20/. Информация стала товаром, часто называемым ресурсом знаний (knowledge resources). Появились специалисты по знаниям (knowledge officers), в обязанности которых входит информационное обеспечение процессов принятия управленческих решений.
В связи с этим остро встает вопрос о систематизации знаний, так как для того, чтобы найти нужную информацию необходимо знать, где искать.
К сожалению, формируемый в настоящее мировой рынок информации плохо приспособлен для быстрого поиска проблемной информации, так как он складывается в основном по отраслевому принципу (биржевая, финансовая, коммерческая, экономическая и другая информация), что делает малоэффективной работу специалистов по знаниям. Их работа усложняется еще тем, что не всегда ясно, какая информация необходима для решения неординарных проблем.
Для этого рассмотрим содержание проблемных знаний, необходимых для выполнения функций социального управления на примере деловых организаций.
1.Предвидение и выявление проблем организации. Для выполнения этих функций необходима информация о жизненных стандартах организации и наблюдаемых тенденциях во внешней и внутренней среде, способных вызвать (или уже вызвавших) отклонение от допустимых пределов.
Жизненные стандарты (представления о норме) постоянно изменяются, поэтому необходимо их постоянное отслеживание. Для этого требуется проводить регулярные социологические опросы членов организации.
В настоящее время разработка жизненных стандартов осуществляется на федеральном уровне /4/ и в охватывает далеко не все аспекты жизнедеятельности человека, поэтому проблемы обычно выявляются не на основе стандартов, а путем опроса членов организации и анализа их личных мнений относительно того, какие проблемы стоят перед организацией. Такой метод редко позволяет обнаружить потенциальные проблемы.
Наблюдения за тенденциями во внешней и внутренней среде обычно/4/ делят на три вида: тенденции изменений во внешней среде, тенденции развития внутри самого предприятия и тенденции изменения его показателей. Источниками информации и идей для анализа указанных тенденций (для крупной фирмы) являются следующие:
а)Источники информации: статистические ежегодники, отчеты фирм, сообщения союзов предпринимателей, информация отраслей, сообщения бирж, информация банков, партийная пропаганда, судебные решения, деловая корреспонденция, объявления и реклама в СМИ, проспекты, патенты, результаты конкурсов, рекламации, отчеты представителей фирмы, таблицы курсов акций, протоколы заседаний и совещаний руководителей и специалистов фирмы, информационно-издательские бюллетени, радиосообщения, репортажи об экономических событиях и их комментарии, специальные книги и журналы, ежедневные газеты и журналыит.д.
б)Источники идей: доверительные беседы с компетентными сотрудниками фирмы; изучение специальных книг и журналов; изучение рекламы конкурентов; изучение каталогов, проспектов, объявлений и прочих материалов, близких к данной отрасли; изучение брошюр, издаваемых патентными службами; посещение ярмарок и выставок; беседы с клиентами и поставщиками, групповые дискуссии с руководителями отделов и экспертами, беседы с консультантами и др.
2.Исследование проблемы. На этом этапе, помимо исходной информации, полученной на предыдущем этапе требуется информация об имеющихся моделях проблемы (если таковые существуют), методах ее исследования, а также дополнительная информация (в зависимости от выбранных методов исследования).
В частности, требуется информация о видах деятельности и других факторах, влияющих на проблемную ситуацию, и характере этого влияния.
3.Подготовка решений проблемы (комплексной программы). На этом этапе требуется информация о ресурсах организации, о потенциальных исполнителях, результатах исследования проблемы, а также информация, необходимая для оценки альтернативных проектов программы.
4.Реализация решений (программ). На этом этапе требуется информация, необходимая для выполнения конкретных заданий программы,включая:
-подготовку и введение новых нормативных актов с одновременным изменением или отменой старых (для этого необходима информация о нормативно-правовой базе организации, действующих в стране законах, касающихся решаемой проблемы, межорганизационных регламентах);
-проектирование и создание новых структурных подразделений (для этого необходима информация о видах деятельности, влияющей на проблемную ситуацию, о потенциальных исполнителях, об имеющихся материальных, кадровых и финансовых возможностях организации);
-разработку и внедрение новой технологии и новаций в организации (для этого необходима информация об отечественных и зарубежных патентах в соответствующих отраслях науки и техники, информация о внутриорганизационных разработках);
-формирование новых целевых установок и имиджа организации и обсуждение их в коллективе (для этого требуется информация о культурных ценностях и индивидуальных потребностях сотрудников организации).
5.Контроль за ходом выполнения программы. На этом этапе требуется информация о сроках и качестве выполнении каждого задания программы каждым исполнителем.
6.Анализ результатов решения проблем. На этом этапе требуется информация об ожидаемых результатах решения проблемы и фактических результатах, а также дополнительная информация, необходимая для объективной оценки причин расхождения.
Помимо указанной выше информации необходима также информация о всех известных в мировой практике случаях решения подобных проблем (т.е. информация о прецедентах) и о всех текущих изменениях институциональной среды организации, о неформальных группах и отношениях в коллективе, о возникающих снизу предложениях по решению тех или иных проблем, об изменении настроения и устремлений людей. В частности, для реализации первой тактики когнитивного управления (поддержки инициатив снизу) требуется информация об аналогичных проблемах, решаемых в данной организации и других, а также информация о всех известных инициативах ее решения.
Таким образом, для управления современными организациями необходимы обширные знания, которыми не располагает ни один руководитель и даже группа руководителей. В действительности, они обходятся лишь малой частью этих знаний, что часто приводит к неверным решениям.
Для того, чтобы восполнить недостаток знаний руководители обычно создают при себе штабы, советы экспертов, научно-технические советы или обращаются за помощью к независимым консультантам. Однако и этого оказывается недостаточно.
Современному руководителю необходим выход на мировые информационные ресурсы, а также иметь под рукой постоянно действующую автоматизированную информационно-аналитическую систему с активной базой проблемных знаний (БПЗ)
Показанная на рисунке подсистема поддержки институциональных преобразований должна содержать собрание нормативно-законодательных актов, с учетом которых подготавливаются новые нормативные акты, осуществлять отслеживание изменений нормативно-правовой базы организации.
Подсистема поддержки инициатив снизу должна анализировать результаты решения подобных проблем в организации и за ее пределами.
Система автоматизированного проектирования ОС (САПР-ОС) должна осуществлять программную поддержку структурных преобразований.
АСКАР (автоматизированная система контроля и анализа решений) должна осуществлять контроль за ходом решения проблем, а также производить оценку ситуации после реализации принятых мер. Информация о результатах решения проблем поступает затем в банк проблемных знаний (БПЗ) и используется для корректировки хода решения проблем или при повторном их решении.
В БПЗ также должна содержаться информация о мировом опыте решения подобных проблем.
МЕТОДЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СОЦИАЛЬНОГОУПРАВЛЕНИЯ
Под совершенствованием управления организацией обычно понимают совершенствование ее структуры и функций управления. Для этого чаще всего используются методы управленческого консультирования /38/.
При этом производится так называемая диагностика организации, позволяющая обнаружить слабые места в ее работе и в дальнейшем устранить их с помощью специально разработанной программы мер. Такой подход является достаточно универсальным, однако, как показывает практика, он приводит к слишком медленным улучшениям работы организации, которые не всегда соответствуют скорости необходимых преобразований.
В связи с этим на Западе в последние годы получило широкое распространение новое, более радикальное средство совершенствования управления, называемое реинжиниринг (reengineering).
По определению М.Хаммера/52/, реинжениринг это фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес процессов компаний для достижения коренных улучшений основных показателей их деятельности.
На наш взгляд, для совершенствования управления необходимо использовать все возможные средства, позволяющие производить как малые, так и коренные изменения в работу организаций.
