Подготовка документов
Однако, многие заказчики опасаются переводить денежные средства на счет незнакомого фрилансера, особенно, если у него нет достаточного опыта работы.
Оптимальным решением в данной ситуации является заключение договора и оформление сделки через сервис безопасных сделок () . Комиссия в данном случае оплачивается 50/50, но для низкобюджетных проектов допустимо просить заказчика оплатить 100% комиссии, в свою очередь вы должны взять на себя составление договора.
О том, как составлять договор будет написано в следующей главе, поэтому сформируем минимальные требования для низкобюджетных проектов:
- 50% предоплаты или заключение договора с использованием
Для среднебюджетных проектов обязательными требованиями является:
- Заключение договора
- Проведение сделки через
- Указание ставки оплаты труда (для выполнения доп. работ)
Все эти требования должны быть сообщены заказчику в явной и максимально четкой форме.
Я работаю на следующих условиях:
- Без рисков
50% предоплаты или заключение договора, с использованием
- По ставке $5/час
Если будут заказаны дополнительные работы по проекту
На всю свою работу я даю пожизненную гарантию - это означает, что если на этапе приемки/передачи работ будут обнаружен брак или несоответствие с ТЗ я обязуюсь устранить все ошибки бесплатно.
Именно такая форма обсуждения называется прозрачными отношениями, каждая сторона понимает свою ответственность и обязанности.
Следует упомянуть опасения фрилансеров предлагать заключение договора. Я всегда прямо говорил заказчику о том, что работаю без рисков, поэтому он может выбрать работу по предоплате (моей гарантией была моя репутация и отзывы о моей работе) или через . Ни один заказчик не отказал мне после оглашения условий по организации взаимодействия. Поэтому ни в коем случае не бойтесь и не смущайтесь четко и ясно объявлять о своих условиях работы и даже если вам откажут,
мотивируя отказ тем, что слишком много волокиты - это будет означать только то, что вторая сторона является недобросовестным заказчиком и пытается заключить сделку на привилегированных условиях. Запомните, что на открытом рынке фрилансер и заказчик - это равноправные стороны и не поддавайтесь на психологические ловушки - заказчик, ратующий за успех проекта, никогда не будет против оформления отношений.
А если поставленная задача имеет слишком малый объем работ (и соответственно бюджет) - не откажется перевести 50% предоплаты.
Достижение договоренности
После утверждения организационных вопросов, а также схемы взаимодействия - договоритесь о следующем контакте, списке документов, которые необходимо подготовить и обязательно уточните, что вы являетесь единственным исполнителем по данному проекту. Как я уже писал - вам должно быть на 100% понятна схема работы и если вы не будете задавать острых вопросов, то заказчик не будет осознавать полную ответственность, которую он берет на себя при заключении сделки.
Надежным показателем достижения договоренности является указание вас в качестве победителя тендера на . Однако, об этом следует просить только после окончательного согласования ТЗ, определения сроков и стоимости выполнения работ.
Указанные выше правила, являются основой для проведения эффективных деловых переговоров, но не менее важным является способ связи, так как от него зависит стиль общения и степень подготовки перед контактом с заказчиком. Я опишу особенности каждого способа связи, на которые следует ориентироваться:
Личные сообщения
Каждый форум, биржа труда и другие Веб-сервисы позволяют вести общение непосредственно через сам сервис. Любая информация, полученная от заказчика, имеет большое значение, как для производственного процесса, так и для возможного урегулирования отношений. Главным минусом данного вида общения является его ненадежность, в любой момент может произойти сбой и все данные переписки пропадут.
Кроме того, чем больше способов связи вы используете для контакта с заказчиком, тем сложнее отслеживать изменения и требования к проекту. Поэтому я рекомендую использовать ЛС только для того, чтобы выяснить возможные способы связи и сразу переходить на удобную для заказчика схему общения.
Email
Я считаю данный вид связи наиболее удобным для стратегического планирования, используйте email для передачи всех видов документов, исходных материалов, отчетов, согласования планов и для больших объемов информации. Естественно почтовый ящик должен быть неограниченных размеров и приходящие сообщения должны фильтроваться (если вы используете один ящик для работы и личной переписки).
Обратите особое внимание на оформление писем, тема должна обязательно содержать дату отправки письма и краткое описание содержания.
Примеры оформления:
09.05.07 Отчет о проделанной работе по проекту Дизайн информационного портала
01.01.07 Организационные вопросы, корректировка принятых планов
Каждое письмо обязательно должно содержать приветствие и подпись!
Каждое письмо, даже если в нем всего один файл, должно иметь краткое содержание. Отправление пустых писем также недопустимо.
Пример краткого описания:
Здравствуйте, Имя!
К данному письму прикреплен файл, в котором детально описана схема взаимодействия разработчиков проекта Служба онлайн дневников.
С наилучшими пожеланиями,
Имя
Несмотря на повышенную надежность почтовых служб, при получении письма от заказчика, следует в обязательном порядке сохранить текст письма и все прикрепленные файлы в папке, отведенной для документации проекта. В том числе чтобы не зависеть от наличия соединения с Интернетом.
Icq
Я считаю, что разработчики Icq проделали отличную работу, новая версия Icq 6 - это удобный способ связи, отличный поиск по истории сообщений и множество дополнительных функций. Идеально подходит для обсуждения текущих задач, но если вы используете icq для обсуждения оперативных задач - введите себе за правило: после каждого разговора копируйте обсуждение в папку с документацией по проекту, далее проведите фильтрацию лишних сообщений.
Если не выполнять данную процедуру каждый раз после общения, то вы рискуете потерять очень много времени на поиск сообщений заказчика или вообще забыть о некоторых важных деталях обсуждения проекта.
Icq требует быстрой реакции, поэтому договаривайтесь с заказчиком о встрече заранее, чтобы подготовиться, провести ревизию состояния проекта и сформировать список возникших вопросов. Используйте icq только для обсуждения организационных моментов и для обсуждения мелких деталей по проекту.
Если вы ведете обсуждение ТЗ - обязательно держите открытую копию перед глазами, чтобы делать пометки.
Skype
Общение через Skype полезно для выяснения общей концепции и более детального изучения проекта, так как заказчик может гораздо лучше объяснить задачу, используя телефонию, потому что ему не нужно писать огромные объемы текста. Но в таком случае писать придется вам...
Поэтому не используйте Skype для составления планов и других документов, которые требуют письменного воплощения. Обязательно согласовывайте время звонка - чтобы во время разговора никто не мешал вам вести переговоры.
Глава 4. Подготовка документов
Любой производственный процесс сопровождается формированием документооборота. Для сферы фриланса в России документооборот состоит всего из нескольких наименований, что делает работу с документами легкой и не отнимает много времени.
Единственным исключением является ТЗ, которое может составлять от 1 до 200 страниц и фактически является аналогом проектной документации в архитектуре.
Со временем фриланс трансформируется в более сложную систему: нужно будет заполнять налоговые отчеты по движениям средств на счетах Webmoney, проходить государственную комиссию при вводе объекта в эксплуатацию, приобретать лицензии на выполнение определенного вида работ (программирование обменных пунктов и платежных систем). Но все это произойдет лет через 20, поэтому пока что можно наслаждаться свободой!
Основные документы, которые должны сопровождать работу по каждому проекту, перечислены ниже:
1. Техническое задание (ТЗ)
2. Календарный график работ
3. График платежей
4. Договор о выполнении работ
Начинайте создавать документы к каждому проекту независимо от бюджета - вы получите отличную практику, упорядочите свою работу и сможете более эффективно планировать распределение ресурсов.
В большинстве случаев вам придется брать всю работу по разработке документов на себя, так как отношение заказчиков к Веб-проектам достаточно простое: Веб-сайт - страничка в Интернете, которая содержит определенный объем информации. Совсем немногие фрилансеры относятся к разработке Веб-сайтов, как к производству, что говорить о заказчиках.
И хотя изначально перспектива составлять целый пакет документов для каждого проекта (включая низкобюджетные) кажется слишком непривлекательной, составив около 10 пакетов документов, вы поймете, что это не сложная работа. Которая приносит дополнительную прибыль, но что самое главное - организация производственного процесса на профессиональном уровне (а для сферы фриланса сейчас это совсем низкая планка) позволит вам сделать качественный карьерный скачок сразу к высокобюджетным проектам.
Поэтому не отчаиваемся и продолжаем работать!
Составление технического задания
Техническое задание на разработку проектов в Интернете пока что не имеет единого оформления. Уверен, что в будущем данный стандарт будет определен и так же как сейчас архитектурные бюро занимаются разработкой проектной документации, в качестве совершенно отдельной услуги, также будут предоставляться услуги по разработке и написанию ТЗ под заказ.
На сегодняшний день многие разработчики предлагают свои услуги в данной сфере, но на удаленных биржах труда это достаточно редкое явление, потому что фрилансеры, в большинстве случаев, стремятся сократить время работы над проектом и поэтому ТЗ получается в виде достаточно пространно сформулированной задачи.
Между фрилансерами и заказчиками идет постоянный спор - кто должен составлять ТЗ и нужно ли оплачивать данную работу отдельно. Для крупнобюджетных проектов данный спор не актуален, потому что бюджет проекта подразумевает разработку ТЗ и проектирование архитектуры приложения в качестве отдельной статьи расходов.
Поэтому данный спор в основном ведут начинающие фрилансеры, которые с упорной фанатичностью отстаивают позицию сделать меньше - получить больше.
Работа должна приносить удовольствие - это повторяют постоянно, но абсолютно непонятно как же получать удовольствие от этой каторги? Ответ достаточно прост - вы начнете получать удовольствие от работы тогда, когда будете управлять процессом.
Типичная ситуация, когда заказчик и фрилансер обсуждают проект: фрилансер безучастно задает вопросы, заказчик от каждого вопроса все больше злится, потому что не понимает почему он должен отвечать на то, какая должна использоваться технология и как информация будет записываться в базу данных. В итоге фрилансер получает то, что хотел - ТЗ монстр, абсолютно невыполнимые требования, неудобную архитектуру и нагромождение функциональных блоков.
Какие варианты выхода из этого тупика? Берите управление проекта в свои руки, это не добавит вам работы - наоборот вы сэкономите массу времени, нервов и получите восторженный отзыв о работе!
Допустим, заказчик изложил свое видение проекта - возьмите тайм аут, скажите ему, что подготовите ТЗ и отправите ему на согласование, редкий заказчик откажется от возможности контролировать, а не выполнять самому. В этом и заключается главная хитрость, теперь вы можете разработать удобную для вас схему работы, в соответствии с концепцией заказчика и вам останется всего лишь ее согласовать.
Итак, ТЗ, как любая проектная документация состоит из следующих смысловых блоков:
1. Описание проекта
2. Структура проекта
3. Описание функциональности
4. Особые требования
Глава 4. Составление технического задания Описание проекта
Описанием проекта называется та часть ТЗ, которую заказчики обычно называют самим ТЗ.
Данная часть воспринимается заказчиком лучше всего - это своеобразный маркетинговый блок, чтобы составить качественное описание проекта последовательно опишите указанные ниже параметры проекта:
- Основные цели и задачи проекта
(Увеличение объема продаж реальных товаров и услуг компании X, путем привлечения потенциальных клиентов на Веб-сайт фирмы)
- Второстепенные цели и задачи проекта
(Формирование бренд-имиджа компании X, благодаря формированию уникального справочного материала для потенциальных клиентов)
- Целевая аудитория проекта
(Клерки и офисные работники, нуждающиеся в качественных товарах для повышения эффективности работы)
- Описание уникальных свойств и конкурентных преимуществ
(Использование передовых технологий, которые уже сейчас являются стандартом в мировой практике, однако не распространены в России, позволит получить ряд преимуществ:
- Скорость работы
- Повышенный комфорт для пользователей)
Структура проекта
Структура проекта - это расширенная карта сайта, которая описывает структуру всего проекта и механизм взаимодействия элементов. Структура проекта должна быть продумана до мельчайших подробностей, фактически - это ваш рабочий план, на который следует ориентироваться при разработке проекта.
Чтобы разработать эффективную структуру следует предварительно составить список всех функциональных элементов проекта, если вы специализируетесь на программировании - то необходимо описать все разделы, подразделы, выявить типовые блоки и элементы. Произвести сортировку и снабдить каждый блок краткими комментариями.
Если вы специализируетесь на дизайне или пользовательских интерфейсах - вам также необходимо разбить всю работу на составляющие (шапка, логотип, разделители, заголовки, текст, анонс, реклама, контакты, копирайт и т.д.).
Главная цель разработки структуры - это, в первую очередь, составление рабочего плана проекта. Поэтому чем качественнее проработка структуры - тем меньше времени на разработку и корректировку вы потратите в будущем.
Это правило повторяется во всех книгах по организации производства, и оно никогда не потеряет своей актуальности. Очень важно, при разработке структуры, помнить, что рабочий план должен быть действительным:
Не добавляйте в структуру ни одного элемента, пока вы не будете на 100% уверены, что он необходим!
Глава 4. Составление технического задания Описание функциональности/Технические требования
Итак, вы потратили время и силы для того, чтобы спроектировать эффективный рабочий план, теперь работа над проектом кажется для вас намного понятнее и проще (или наоборот сложнее, потому что вы поняли, что объем работ изначально был сильно занижен заказчиком). Следующим этапом является проектирование функциональных узлов, механизма, который будет заставлять структуру работать!
И если структура - это будущий рабочий план, то описание функциональности/технических требований
- это инструкция для сборки. Нельзя приступать к реализации проекта, если вы не выбрали какую технологию будете использовать, какой шрифт, куда будут сохраняться результаты работы проекта, какая маркетинговая стратегия будет использоваться проектом и многое другое.
Нельзя описывать функциональность/технические требования в общих словах, это должна быть четкая инструкция, используя которую, вы сможете сократить временные издержки и потенциальные ошибки. Описание функциональности можно сравнить с описанием конструктивных элементов в строительстве, представьте, что вы инвестировали деньги в квартиру.
Здание только начинает строиться, есть планировка, определен внешний вид фасадов, расположение лифтов, форма кровли и прочее. Но на вопрос Из каких материалов будут выполнены несущие стены здания?, строители пожимают плечами
- Это будут отличные материалы, которые очень хорошо подойдут для строительства стен! Решим уже когда начнем строить. Шок?
Аналогично и с описанием функциональности/техническими требованиями, если вы до начала работ по проекту не опишите создание каждого элемента - то в процессе обязательно столкнетесь или с несовместимостью технологий или с цветовым дисбалансом или с нехваткой ресурсов и т.п.. Но так как структура проекта уже будет принята - вам придется выдумывать неудобные и опасные решения, чтобы в итоге все смотрелось как надо.
Вы задавались вопросом: почему рушатся мосты? Почему тысячи проектов умирают на стадии разработки, так и не увидев свет?
Даже те, которые, казалось бы, имеют отличное планирование. Дело именно в том, что планирование - это один этап, а реализация - это действительная проверка рабочего плана и детальное описание функциональности/технических требований проекта является страховкой от фатальных ошибок и срыва проекта.
Примеры:
Логотип
Расположение: Левый верхний угол экрана, отступ сверху - 27px, отступ слева - 50px Компоновка: Графический логотип, вертикальный отступ 7 px для слогана Слоган. Используется шрифт: Times New Roman, 12 кегль, цвет #D9505E Слоган.
Текст: Даешь пятилетку за 4 года!
Графика. Используется файл: logo.psd, предоставляется заказчиком Объем: Не более 10 kb
Блок Статьи
Вывод списка статей. Количество: Определяется администратором через панель управления
Сортировка статей: По дате добавления - новые в начале списка, старые в конце
Разбивка на страницы. Количество статей на странице: Определяется администратором через панель
управления
Разбивка на страницы. Навигационные ссылки.
Расположение: Внизу страницы со списком статей Разбивка на страницы. Технология: Ajax
Внешний вид. Структура списка: Состав элементов: Заголовок, графический элемент, краткое описание, количество комментариев, дата добавления И т.д.
Как видно из примеров - описывайте подробно каждый блок и каждую мелочь, эта информация пригодится вам не раз для множества целей, но самое лучшее то, что вы сформируете шаблон для разработки аналогичных проектов, для составления аналогичных ТЗ и начнете систематизировать процесс производства.
Особые требования
Данный раздел ТЗ содержит особые требования заказчика к реализации проекта:
¦ Используемые технологии
¦ Оформление проекта
¦ Исключения из правил
¦ Стиль дизайна
¦ Ориентиры для разработки
И многое другое.
Резюме:
Разработку ТЗ можно воспринимать по-разному, большинство начинающих фрилансеров считает, что это непомерный труд, который на них взваливает заказчик. Не бойтесь переработать! Суть жизни человека - это постоянное производство, проектирование как процесс полезен для любого человека независимо от специализации и рода деятельности.
Сделайте первое ТЗ для проекта, выполните проект по нему, и вы увидите какое удовольствие работать по собственному плану! Особенно, если ТЗ составлено хорошо.
Также вы получаете дополнительный контроль над своей деятельностью, вы сокращаете риск получить невыполнимые требования заказчика к минимуму, потому что вы сами формируете требования. Ваше ТЗ должно произвести неизгладимое впечатление на заказчика: такая проработка проекта, такой уровень самоотдачи и все это в виде бонуса!
Как я уже говорил, учиться бесплатно - отличная возможность, не упускайте ее.
После того, как вы составите десяток ТЗ, вы сможете писать их на заказ, в виде отдельной услуги. Практика проектирования производства будет полезна вам в любом жизненном процессе: бюджетирование, планирование работы, планирование отдыха, управление своей жизнью, постановка и достижение целей.
Главное избавиться от позиции потребителя: Все мне, я - никому!, вы поймете насколько это ошибочная позиция только тогда, когда начнете принимать участие в управлении и перестанете быть просто исполнителем.
Составление календарного графика
Поговорим о самой наболевшей проблеме всех фрилансеров - срыв сроков. Я не знаю ни одного фрилансера, у которого не было ни одного срыва сроков проекта и это просто объясняется:
¦ Лень
¦ Отсутствие самодисциплины у фрилансеров
¦ Неэффективное планирование
И многие другие причины, которые в итоге приводят или к срыву сроков или к полному прекращению работ по проекту.
Мотивационные и психологические аспекты будут рассмотрены в отдельной главе данной книги, сейчас мы остановимся на эффективном планировании производства.
Каждая система основана на неукоснительном исполнении, любое исключение создает повод для ее полного разрушения, а невыполнение собственного плана имеет разрушительные последствия: отсутствие результата, срыв сроков, финансовый кризис. И наоборот, если у вас есть хороший жизненный план - он как маяк в ночи, что бы ни случилось - следуйте тому, что решили, каждый день и каждый час пока не достигните цели.
Чтобы составить эффективный календарный график используйте следующую методику:
¦ Определите общее количество времени на выполнение проекта
¦ Определите количество часов для каждого этапа проекта
¦ Определите длину рабочего дня
¦ Определите политику праздников и выходных дней
¦ Определите дату начала работ
1. Далее разделите общее количество часов на длину одного рабочего дня.
2. К полученному количеству дней добавьте выходные и праздники
3. К дате начала работ добавьте общее количество дней реализации проекта
4. Распределите работу по проекту в полученном интервале
Как видите, календарный график может быть составлен достаточно просто, давайте рассмотрим пример.
Например, фрилансер получил заказ на разработку комплексного дизайна для Веб-сайта, после тщательного анализа ТЗ, а также составления списка основных элементов, разбивки на этапы он определил, что общий объем работы равен 63 часам.
Из них:
Разработка логотипа - 5 часов (2 варианта)
Разработка схемы шрифтов - 3 часа (2 варианта)
Рисование оригинальных иконок - 15 часов (10 иконок)
Разработка рекламных баннеров - 10 часов (3 формата)
Композиция элементов - 5 часов (2 варианта)
Оформление смысловых блоков - 5 часов (пять видов блоков)
Разработка элементов оформления - 5 часов (разделители, оформление текста и прочие) Тестирование дизайна в фокус-группе - 5 часов (10 респондентов)
Финальные доработки и окончание работ - 10 часов
Глава 4. Составление календарного графика Длина рабочего дня равна 8 часам в сутки
Данный фрилансер хочет рассчитаться с давними долгами и решил, что будет работать без выходных и праздников, кроме своего дня рождения, который приходится как раз на период работы по проекту. Однако, чтобы подстраховаться, он не пишет о своем решении заказчику и решает составить график с учетом одного выходного в неделю - воскресенья.
Дата начала работ: 07.06.07
Используя указанную выше методику, получаем:
Общее количество рабочих дней по проекту: 63/8 = 8 дней.
С учетом выходных и праздников: 8 + 2 (1 праздник и один выходной) = 10 дней.
Дата окончания работ: 17.06.07
| Для того чтобы составить ежедневный рабочий график используйте следующую форму: | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Данную форму можно расширять, совместив ее с графиком отчетности и графиком оплаты.
Как я уже писал в начале данного раздела - ни в коем случае не отклоняйтесь от графика, только если это не форс-мажор. Лучше указать срок выполнения проекта на пару дней дольше, чтобы иметь страховку, а также иметь возможность произвести впечатление на заказчика в случае досрочной сдачи проекта.
Составление графика платежей
График платежей помогает внести дополнительную ясность в финансовые отношения между заказчиком и фрилансером. Для низкобюджетных проектов график платежей строится по упрощенной схеме:
