Организация и ведение деловых переговоров
Подготовка приема включает выбор вида приема, составление списка приглашенных, рассылку приглашений, составление плана распределения гостей за столом, составление меню, подготовку помещений, сервировку стола, обслуживание гостей, подготовку тостов, речей.
Организация и ведение деловых переговоров
Большая часть рабочего времени коммерсанта приходится на деловые переговоры и деловую переписку. Мировой и отечественный опыт накопил немало различных рекомендаций в этой области, наиболее распространенными из которых являются следующие.
Если вы стремитесь быстро заключить сделку, с самого начала продемонстрируйте партнеру свою готовность к сотрудничеству. И тут вступает в силу ваше умение вести переговоры.
Проведенные быстро, экспромтом, они, как правило, не дают положительного результата, ибо в этом случае сказывается неподготовленность одной или обеих сторон.
Прежде чем начать переговоры, будь то личная встреча или переговоры по телефону, точно обдумайте, что говорить, представьте себе как можно больше вариантов реакции на начало разговора и будьте настроены на положительный ответ. Назвав себя и представившись, постарайтесь завладеть вниманием потенциального клиента (партнера) с первых же слов.
Например: Вашу фирму мы считаем весьма солидной. Мы хотели бы заключить с Вами контракт на продажу наших товаров.
Старайтесь быть в разговоре предельно кратким в сочетании с ясностью и вежливостью. Если понадобится, предложите точное место и время новой встречи.
Необходимо продумать и создать атмосферу, способствующую заключению сделок. Помещение выбирается удобное (стол, стулья, отсутствие телефона) и такое, чтобы вашему разговору никто не мешал.
Схему переговоров можно принять следующую: приветствие, представление и введение в характер коммерческой сделки, предложение о ходе переговоров, подробное изложение своих предложений и обязательств, диалог, завершение беседы. Помните: легче вести переговоры, имея в голове или на бумаге различные варианты.
Прежде всего установите, есть ли у вашего партнера потребность в ваших товарах, а также право на их покупку и возможность заплатить за него. Чтобы переговоры развивались успешно, необходимо сразу же после их начала найти общую с партнером позицию.
Начать лучше с самых важных аспектов предмета обсуждения (необходимость покупки конкретного товара), а потом приходить к согласию по принципиальным вопросам (количество, сроки поставки и т.п.) и только после этого к деталям (вид транспорта). Но не останавливайтесь только на собственных интересах - представители другой стороны тогда не увидят для себя никаких преимуществ.
Большое влияние на атмосферу переговоров оказывает манера речи. Не говорите слишком громко и быстро - у собеседника может сложиться впечатление, что вы навязываете ему свое мнение.
Если вы говорите слишком тихо или невнятно, он будет вынужден задавать встречные вопросы, чтобы убедиться, что понял вас правильно. Не торопитесь, ведь при сообщении новой информации собеседнику требуется время для ее осмысления.
Бывает, что переговоры заходят в тупик. Попробуйте рассмотреть проблему с другой стороны; начните новую фазу переговоров с такой психологически приемлемой формулировки: Подойдем к проблеме с другой стороны. Но не упускайте из виду свою цель (продать товар).
Спасая главное, в мелочах можно и уступить (форма оплаты с отсрочкой платежа).
В некоторых случаях партнеру можно предложить небольшую уступку, например, если он немедленно купит то, что вы предлагаете. Нередко завершение сделки зависит от доказательства того, что продукция (товар) полезна партнеру.
Используйте письменные свидетельства довольных покупкой клиентов. Это важное обстоятельство при завершении сделки, особенно, когда партер колеблется в окончательном решении купить ваш товар.
Лучшим приемом с вашей стороны будет посещение вместе с партнером одного из клиентов, который купил у вас продукцию и доволен ею: довольный потребитель свидетельствует в вашу пользу и является идеальным доводом вашего предложения.
Если вы выступаете в роли покупателя, помните: время почти всегда враг продавца, а не ваш. Предлагая сделку, продавец стремится, чтобы покупка была произведена как можно быстрее, а когда вы не соглашаетесь, ему приходится предлагать лучшие условия (например, снизить цену). Будьте готовы уйти из-за стола переговоров в любой момент, даже когда ваши обязанность и долг сказать да, скажите нет.
Ведь у вас еще есть возможность вернуться, но условия сделки при этом будут для вас благоприятнее.
После переговоров целесообразно письменно подтвердить их содержание, например оформить протокол или заключить договор.
Независимо от того, были переговоры успешными или безрезультатными, их итоги должны быть обсуждены в фирме и проанализированы.
Деловые письма в коммерческой работе
Помимо устных переговоров коммерсанты-партнеры широко используют деловую переписку, в частности коммерческие письма. Такие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридического лица и имеют правовую силу, т.е. могут быть обжалованы в суде.
По своему функциональному назначению выделяют три вида коммерческой переписки:
запрос - ответ на запрос;
предложение (оферта) - ответ на предложение;
рекламация (претензия) - ответ на рекламацию.
Запрос - коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу с просьбой дать подробную информацию о товарах и направить предложения на поставку товара. В запросе указывается наименование товара и условия, на которых партнеру желательно получить товар, например, количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки, условия платежа.
Если продавец не может сразу выслать покупателю интересующий его товар, он направляет ему письмо, в котором сообщает необходимую информацию, в частности:
принятие вопроса к рассмотрению;
выяснение возможностей поставки интересующего покупателя товара;
отказ поставить интересующий покупателя товар;
изменение условий поставки (изменение количества товара, марки, сроков поставки и т.п.);
обещание направить предложения на поставку интересующего покупателя товара.
В случае, если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет ему предложение (оферту), т.е. заявление о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.
Оферта - формальное предложение заключить коммерческую сделку, содержащее все существенные условия соглашения: ассортимент, количество, цены, сроки, ответственность сторон и т.п.
Предложение может быть направлено покупателю как ответ на его запрос, так и по инициативе продавца. При этом, как правило, указываются наименование товара, количество, качество, цена, сроки поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия в зависимости от характера товара.
При ответе на предложение, в случае если покупатель согласен со всеми его условиями, он подтверждает принятие предложения продавцу, и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача конкретного заказа или заключения договора (контракта).
Если покупатель не согласен с каким-либо условием предложения (например, с количеством товара, ценой, сроками поставки и т.п.), он сообщает об этом продавцу и между ними устанавливается переписка или проходят переговоры до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность обо всех основных элементах сделки.
Рекламация - коммерческие документ, представляющий собой предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту (договору) обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации (претензии) могут быть предъявлены в отношении качества, количества товара, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежей и других условий договора (контракта).
Рекламация должна содержать следующие данные:
основание для предъявления претензии;
доказательства - ссылки на нормативные акты и документы (ТУ, акт экспертизы, акт приемки, коммерческий акт);
конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.
Рекламация предъявляется в письменном виде (заказным письмом) с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон, и в определенный срок. Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то дело передается в арбитраж, решение которого является окончательными и обязательным для обеих сторон.
Ответ на рекламацию направляется в письменном виде заказным письмом или по факсу - при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложением всех документов - при отказе в удовлетворении претензии.
Контрольные вопросы и задания
1 Что такое этика?
2 Что такое этикет?
3 Дайте понятие коммерческого этикета.
4 Что включается в содержание коммерческого этикета?
5 Изложите основные правила делового обращения и знакомства.
6 Назовите основные правила ведения деловых бесед.
7 Изложите порядок ведения деловых телефонных переговоров.
8 Укажите виды коммерческих писем в деловой переписке.
9 Каковы требования к внешнему облику и манерам делового человека - коммерсанта?
10 Каковы требования к культуре речи коммерсанта?
4 Коммерческая информация и ее защита
Понятие коммерческой информации и коммерческой тайны
Коммерческая информация представляет собой сведения о сложившейся ситуации на рынке различных товаров и услуг.
Коммерческая информация позволяет торговым фирмам проводить анализ своей деятельности, планировать и осуществлять контроль за ее результатами.
Источниками коммерческой информации могут служить маркетинговые исследования. Важным источником коммерческой информации являются также внутренние материалы и документы торговой фирмы (сведения об объемах товарооборота, затратах на продажу, товарных запасах, прибыли, расходах на рекламу и др.).
Еще одним из источников коммерческой информации являются данные внешней статистики и публикуемые в средствах массовой информации сведения о состоянии рынка.
В последнее время все большее распространение получила покупка информации у различных фирм, основным видом деятельности которых является производство и продажа чистой информации.
Коммерческая тайна - преднамеренно скрываемые по коммерческим соображениям экономические интересы и сведения о различных сторонах и сферах деятельности фирмы, охрана которых обусловлена интересами конкуренции и возможными угрозами экономической безопасности фирмы.
Коммерческие секреты - форма коммерческой тайны; представляют собой сведения в виде документов, схем, изделий, относящиеся к коммерческой тайне фирмы и подлежащие защите от возможных посягательств.
Носитель коммерческого секрета - лицо, осведомленное о коммерческих секретах предприятия или фирмы (руководители и допущенные к коммерческим секретам исполнители).
Секретность в условиях рыночного хозяйствования защищает производителя от недобросовестной конкуренции, к которой относятся различные противоправные действия в виде скрытого использования торговой марки, подделки продукции конкурента, обманной рекламы, подкупа, шантажа и т.п. Не последнее место в этом ряду занимает промышленный шпионаж.
Промышленный шпионаж - незаконный сбор сведений, составляющих коммерческую тайну, незаконное использование секретной информации лицом или предприятием, не уполномоченным на то ее владельцем. Объектом промышленного шпионажа могут выступать документы, чертежи, образцы продукции, неоформленные патенты, технические проекты, информация о ценах, контрактах, поставщиках, маркетинговых исследованиях и иных сведениях, представляющих предпринимательский интерес.
В США, Германии, КНР, Японии и других странах защита коммерческой тайны обеспечивается системой промышленной секретности, которая базируется на соответствующей правовой базе. При этом основную роль в обеспечении ее сохранности играют сами фирмы, а не государственные органы.
В США, имеющих наиболее совершенное законодательство в области защиты информации, Закон о коммерческой тайне, или по принятой там терминологии - фирменных секретах (секретах производства), был принят только в 1979 году.
В Германии действует закон о недобросовестной конкуренции, в котором выделяются два вида тайн - производственная и коммерческая. Данный закон устанавливает уголовную ответственность до 3-х лет тюремного заключения за сообщение коммерческой или производственной тайны посторонним лицам, а также за ее выведывание.
Госсовет КНР в 1988 г. утвердил Положение о коммерческих службах безопасности, не входящих в структуры государственных правоохранительных органов. Коммерческие службы безопасности являются хозрасчетными организациями и выполняют определенный вид работ и услуг согласно контрактам, заключаемым с предприятиями.
В Японии нет ни законов, ни каких-либо других нормативных актов, предусматривающих ответственность за разглашение коммерческой тайны. Там эта проблема решается следующим образом: на департаменты кадров, имеющиеся в каждой фирме, возлагается контроль за соблюдением режима секретности, который основывается на кодексе поведения служащих. В нем содержатся положения, запрещающие:
передавать посторонним лицам сведения, содержащие коммерческую тайну;
заключать сделки, которые могут подорвать доверие к компании;
устраиваться без разрешения руководства на работу по совместительству;
умышленно наносить экономический ущерб;
давать и получать взятки.
Следует отметить, что японский бизнес менее всего страдает от утечки информации. Это связано с присущей данной стране системой пожизненного найма и воспитанием у сотрудников чувства, когда они считают себя членами одной семьи.
В законодательстве России понятие коммерческая тайна впервые появилось в 1990 г. в тексте Закона о предприятиях и предпринимательской деятельности. Согласно ст.
139 ГК РФ информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.
Вместе с тем, если те или иные материалы даже и отвечают всем указанным признакам, они не всегда признаются законом как служебная или коммерческая тайна. Перечень не тайных сведений определен постановлением Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. 35. К ним относятся:
учредительные документы и устав;
документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью;
сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственный бюджет РФ;
документы о платежеспособности;
информация о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;
справки об уплате налогов и обязательных платежах;
данные о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также о других нарушениях законодательства и размерах причиненного при этом ущерба;
сведения об участии должностных лиц предприятия в фирмах, занимающихся предпринимательской деятельностью.
Разглашение коммерческой тайны может ухудшить экономическое положение предприятия или фирмы. Чтобы этого не произошло, следует перевести такую информацию в разряд охраняемой.
Это делается приказом руководителя фирмы, в котором перечисляются сведения, относящиеся к коммерческой тайне.
К коммерческой тайне относится:
- Деловая информация:
финансовые сведения:
данные о цене (стоимости) продукции и услуг, технологии;
деловые планы и планы производства новой продукции;
списки клиентов и продавцов, контракты, преференции и планы;
информация о маркетинге:
соглашения, предложения, квоты;
списки персонала, организационные схемы и информация о сотрудниках.
- Техническая информация:
научно-исследовательские проекты;
конструкторские разработки по производству продукции и параметры;
заявки на патенты;
дизайн, эффективность и возможности производственных мощностей, оборудования и систем;
информационный процесс;
программное обеспечение ЭВМ.
Обеспечение защиты коммерческой тайны
Анализируя зарубежный и отечественный опыт по созданию механизма защиты коммерческой тайны, можно выделить следующие основные блоки, из которых он состоит:
нормы права, направленные на защиту интересов ее владельцев;
нормы, устанавливаемые руководством фирмы (приказы, распоряжения, инструкции);
специальные структурные подразделения, обеспечивающие соблюдение этих норм (подразделения режима, службы безопасности и т.п.).
Все это должно быть тесно связано между собой. Мировой опыт в области защиты производственных секретов показывает, что чисто административные меры не гарантируют результат.
Поэтому предприниматели, не отказываясь от административных мер, переходят к совмещению их с активным вовлечением в процесс защиты конфиденциальной информации всех сотрудников фирмы.
Главное место в организации защиты секретной информации должно отводиться работе с кадрами. Специалисты считают, что сохранность секретов на 80 % зависит от правильного подбора, расстановки и воспитания кадров.
И эта работа должна начинаться со дня приема сотрудника на работу.
Вторым по важности мероприятием должно быть ограничение доступа к секретной информации. Работу следует организовать таким образом, чтобы каждый сотрудник имел доступ только к той информации, которая необходима ему в процессе выполнения прямых служебных обязанностей.
Третьим направлением в работе с кадрами является проведение воспитательной работы. Специалисты в области противодействия промышленному шпионажу дают следующие рекомендации:
использовать любую возможность для пропаганды режима секретности;
стимулировать заинтересованность сотрудников в выполнении режима секретности;
вознаграждать сотрудников за успехи в защите секретной информации.
Следует иметь в виду, что голые призывы не дают положительных результатов, поэтому значительное место в воспитательной работе необходимо отводить обучению. При этом ни одно правило или процедура не должны вводиться без разъяснения их сути, разумности и необходимости.
Каждый руководитель, доводя такие правила до сведения своих подчиненных, обязан подчеркнуть, что они являются неотъемлемой частью их работы.
Такие подходы к работе с кадрами дают неплохие результаты и могут применяться на предприятиях разного профиля деятельности.
Затем следует подготовить план по охране коммерческой тайны. Зарубежный опыт показал, что он должен состоять из двух разделов:
предотвращение похищения секретной информации;
предотвращение утечки секретной информации.
Руководитель должен упорядочить процессы фиксации секретной информации в деловых бумагах и организовать их движение таким образом, чтобы похищение конфиденциальных документов было бы затруднено настолько, чтобы оно становилось экономически невыгодным для похитителя.
При работе с документами, содержащими коммерческую тайну, следует соблюдать определенные правила, которые сводятся к следующему:
строгий контроль за допуском персонала к секретным документам;
назначение ответственных лиц за контроль секретного делопроизводства;
разработка инструкции (памятки) по работе с секретными документами, ознакомление с ней соответствующих сотрудников фирмы;
контроль за принятием служащими письменных обязательств о сохранении коммерческой тайны фирмы;
введение системы материального и морального поощрения сотрудников, имеющих доступ к секретной информации;
личный контроль со стороны руководителя фирмы за службами внутренней безопасности и секретного делопроизводства.
В процессе хранения и пересылки секретных документов могут быть применены средства защиты и сигнализации при несанкционированном доступе к ним. Специалистам по вопросам защиты коммерческой информации известны различные технологии и системы охраны конфиденциальных документов от несанкционированного доступа или возможной утечки из них охраняемых сведений.
Контрольные вопросы и задания
1 Раскройте сущность определений коммерческой тайны и коммерческих секретов.
2 По каким признакам различаются коммерческие секреты?
3 Как осуществляется правовое регулирование понятия Коммерческая тайна?
4 Какие сведения не могут составлять коммерческую тайну предприятия?
5 Какие сведения о деятельности предприятия можно отнести к коммерческой тайне?
6 Каковы возможные каналы утечки информации о деятельности предприятия?
7 Раскройте содержание организационных мер по предотвращению утечки коммерческой информации.
8 Какие технические меры применяются для обеспечения защиты коммерческой тайны?
ТОВАРНЫЕ ЗНАКИ И ИХ РОЛЬ В КОММЕРЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Роль товарных знаков в коммерческой работе
Товарные знаки выступают в роли своеобразных указателей, помогающих потребителям (покупателям) выбирать те или иные товары и пользоваться услугами тех или иных торговых фирм. Товарный знак является лицом фирмы, способствует ее узнаваемости.
В 1992 г. был принят Закон РФ О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров. В соответствии с данным Законом товарный знак и знак обслуживания (далее - товарный знак) - это обозначения, способные отличать соответственно товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических и физических лиц.
Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации в порядке, установленном названным Законом о товарных знаках.
Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица или физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. На зарегистрированный товарный знак выдается свидетельство на товарный знак.
Свидетельство удостоверяет приоритет товарного знака, исключительное право владельца на товарный знак в отношении товаров, указанных в свидетельстве.
Владелец товарного знака имеет исключительное право пользоваться и распоряжаться товарным знаком, а также запрещать его использование другими лицами. Никто не может использовать охраняемый в РФ товарный знак без разрешения его владельца.
Нарушением прав владельца товарного знака признается несанкционированное изготовление,
применение, ввоз, предложение к продаже, продажа, иное введение в хозяйственный оборот или хранение с этой целью товарного знака либо товара, обозначенного этим знаком, или обозначения, сходного с ним до степени смешения, в отношении однородных товаров.
В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании.
Регистрация товарного знака
Заявка на регистрацию товарного знака подается юридическим или физическим лицом в Государственное патентное ведомство Российской Федерации. Заявка может быть подана через патентного поверенного, зарегистрированного в Патентном ведомстве.
Заявка должна относиться к одному товарному знаку и содержать:
заявление о регистрации обозначения в качестве товарного знака с указанием заявителя, а также его местонахождения или местожительства;
заявляемое обозначение и его описание;
перечень товаров, для которых испрашивается регистрация товарного знака, сгруппированных по классам Международной классификации товаров и услуг для регистрации знаков. Требования к документам заявки устанавливаются Патентным ведомством.
Экспертиза заявки осуществляется Патентным ведомством и включает предварительную экспертизу и экспертизу заявленного обозначения.
В период проведения экспертизы Патентное ведомство вправе запросить у заявителя дополнительные материалы, без которых проведение экспертизы невозможно.
