Воровство при разгрузке
Если заблаговременно определить время доставки невозможно, сообщите поставщикам, что вы в состоянии принимать в день только одну машину.
г) Указывайте, что вы не несете ответственность за товар, оставленный в магазине без надлежащего оформления. Те, кто доставляют груз, должны знать, что в магазине им не подпишут документов о доставке до тех пор, пока весь товар не будет проверен.
Предупредите об этом поставщика заранее и лучше всего в письменной форме.
д) Не разрешайте людям, доставившим товар, оформлять документы от вашего имени.
е) Ведите журнал приема товара (см. форму 10 в 3 главе) , чтобы предотвратить оплату одного и того же счета дважды.
ж) В каждом случае возврата товара поставщику заполняйте соответствующий бланк (см. форму 11). На бланке должен расписаться водитель, доставивший товар в магазин, а стоимость возвращенного товара следует вычитать из оплаты за последующую поставку.
з) Четко разделяйте обязанности по закупке и приемке, товаров, чтобы избежать разногласий между работниками вашего магазина и поставщиками.
В. Воровство при разгрузке
Общие сведения
Нечестные водители могут не только недопоставить товар, но и украсть уже находящийся на складе магазина. Если водитель остается один в зоне разгрузки, будь то торговый зал магазина или склад, у него появляется прекрасная возможность взять какой-либо предмет, лежащий неподалеку.
Именно так часто и происходит закончив прием товара, работник магазина уходит, оставляя водителя одного. Вот тут-то и выясняется, какой товар на полке плохо лежит.
Меры предосторожности
а) Определите часы, когда должен доставляться товар. По возможности, попросите всех поставщиков заранее сообщать о времени прибытия машины в магазин.
Если это сделать невозможно, то сообщите поставщикам, что вы можете принимать груз только один раз в день. Укажите поставщикам, что вы не несете ответственность за товар, оставленный в магазине без надлежащего оформления.
а) Никогда не разрешайте водителям вносить товар в магазин через главный вход. Разгрузка должна происходить в специально отведенном для этого месте, где вы сможете проверить весь товар.
б) Не разрешайте работникам, доставившим товар, забирать пустые коробки, бумагу, мешки или мусор.
в) Никогда не позволяйте работникам, доставившим товар в магазин, заниматься его размещением. Следите за тем, чтобы люди не находились в помещении магазина или склада дольше, чем это требуется.
Г. Возвраты товара
Общие сведения
Работник, занимающийся доставкой, может воспользоваться для мошенничества процессом возврата или обмена поврежденных и некачественных товаров.
В некоторых фирмах лица, осуществляющие доставку, имеют право самостоятельно заменять товар в случае его повреждения. Такой человек может забрать этот товар из магазина и привезти новый, готовый к продаже.
Если персонал магазина плохо контролирует поставки, заказанный товар подменят каким-нибудь более дешевым.
Например, в продовольственном магазине вместо поврежденного ящика с литровыми пакетами молока подсунут ящик полулитровых. А так как документально эта замена не оформлялась, то водитель может продать второй ящик в другом магазине.
Чтобы такого не произошло, не допускайте замены товаров. В вашем магазине возврат поврежденного или просроченного товара и закупка нового должны быть строго разделены.
Меры предосторожности
а) Используйте отпечатанные бланки заказов, которые должны подписываться уполномоченными работниками только после полной приемки товара.
б) Установите процедуру приемки товара и ведите соответствующий журнал. От незаказанного или ошибочно доставленного товара следует отказываться.
в) Определите время, когда должна производиться доставка товаров. По возможности, попросите всех поставщиков заранее сообщать о времени прибытия машины в магазин.
Если это сделать невозможно, сообщите поставщикам, что вы в состоянии принимать в день только одну машину. Укажите, что вы не несете ответствен-
ность за товар, оставленный в магазине без надлежащего оформления.
г) Ведите журнал приема товара (см. форму 10 в 3 главе) , чтобы предотвратить оплату одного и того же счета дважды.
д) Никогда не позволяйте работникам, доставившим товар в магазин, заниматься его размещением.
е) Никогда не обменивайте товар. Введите в своем магазине две отдельные функции: возврат поврежденного товара и закупка нового.
Оформляйте каждую операцию отдельными документами.
Д. Выводы
К какому бы способу воровства ни прибегали нечестные работники, доставляющие товар в магазин, они всегда будут пытаться запутать того, кто осуществляет приемку. Водитель может нарочно приехать в то время, когда происходит разгрузка других машин, он может сдавать товар так быстро, что за ним невозможно будет уследить, его почерк на документах может оказаться совершенно неразборчивым, он может сказать, что очень торопится и не захочет ждать, пока вы все проверите...
Помните, что вы покупатель и водитель обязан подождать, пока вы не убедитесь, что товар доставлен правильно и вы получили именно то, за что расписываетесь. Если некоторые коробки оказались распечатанными или поврежденными, настаивайте на их проверке в присутствии водителя.
Основная задача жулика, который пытается нажиться за ваш счет заставить вас поверить в правильность его действий. Иногда он пытается завоевать доверие принимающего товар дружеским подходом, мелкими подарками, вплоть до предоставления бесплатных образцов товаров. Тем не менее не забывайте, что большинство водителей люди честные.
Не стоит пугаться и обвинять человека в воровстве только потому, что он угостил вас сигаретой. Он может оказаться просто хорошим парнем.
Е. Образцы бланков
Как и в случае воровства товаров персоналом магазина и покупателями, для предотвращения краж при доставке следует пользоваться несколькими бланками. В каждом конкретном магазине могут применяться свои бланки.
Бланк заказа (форма 9)
Пример такого бланка был приведен в главе 3. Заполнять этот документ следует при каждой закупке товара у поставщика, включая сведения о замене поврежденного или просроченного товара.
Журнал приема товара (форма 10)
Этот документ также подробно описан в 3 главе. Все поступления товаров необходимо регистрировать в таком журнале.
Бланк контроля поставки (форма 11)
Во избежание ошибок при ведении документации по поставкам советуем воспользоваться специальным бланком контроля. С его помощью можно контролировать работу поставщика и вовремя обнаруживать недостатки.
На этом бланке фиксируются все случаи возврата товаров, как поврежденных товаров, так и товаров с истекшим сроком реализации. Если вы будете пользоваться бланками этой формы, всегда предоставляйте его копию поставщику. При очередном расчете с ним вычитайте сумму, указанную на бланке. Не ждите, пока поставщик сам вернет деньги или исправит свою ошибку, может быть, этого никогда не произойдет.
Если не вычесть из общей суммы стоимость поврежденного товара, в магазине возникнут убытки. Помните, что в данной ситуации вы покупатель, а покупатель, как известно, всегда прав.
Определить наличие возможности для хищений со стороны поставщиков вы сумеете с помощью рабочего листа 5. Отрицательные ответы говорят о существовании такой возможности. Чтобы предотвратить потери, недостатки следует устранить.
Ответы обсуждаются в главе 11.
Форма 11
Бланк контроля поставки
КОНТРОЛЬ ПОСТАВКИ
Номер поставки
| Название и адрес компании | Дата |
| Дата заказа: | |
| Название, адрес и телефон | Способ возврата, |
| компании-поставщика: | кто забрал |
| Дата возврата: |
| Номер товара |
Описание | Количество | Цена | Ед. измер. |
Всего |
Неполная поставка Доставлено излишнее количество Неправильно указана цена Товар поврежден при доставке Возврат за оплату стоимости Товар отозван
Другая причина:
Всего:____________________________________
(Эта сумма будет вычтена из нашего очередного платежа)
Рабочий лист 5
Вопросы для самоконтроля: воровство поставщиков
| Да | Нет | Не знаю |
|
| Все закупки делаются с помощью отпечатанных бланков | |||
| Все заказы перед отправкой поставщикам должны быть заверены у руководства |
| Рабочий лист 5 (продолжение) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| Да | Нет | Не знаю |
|
| Лицам, доставившим товар в магазин, не разрешается выносить пустые ящики и коробки. | |||
| Счета поставщиков всегда сравниваются с документами о приемке товара. | |||
| Счета поставщиков проверяются на наличие изменений в цене и количестве товара. |
ОШИБКИ
Когда у специалистов торговли спрашивают о самых общих причинах возникновения недостачи товара в магазине, они сразу отвечают: Нарушение правил ведения бухгалтерской документации .
Мы рассматриваем эту проблему гораздо шире и анализируем все ошибки, из-за которых возникают убытки в магазинах. Это, в том числе, и ситуации, не связанные с воровством, но, тем не менее, приводящие к крайне нежелательным последствиям. Так как возможность возникновения ошибок трудно контролировать с помощью какой-либо единой программы, то предотвращение потерь такого рода бывает весьма сложным делом. Тем не менее, если руководитель заранее осведомлен о том, где именно его работники будут ошибаться наиболее часто, он может их заранее проинструктировать и тем самым снизить собственные потери.
Результат значительное уменьшение недостачи не заставит себя долго ждать.
А. Занижение цен
Общие сведения
Занижение цен одна из основных причин недостачи товара, особенно в тех случаях, когда контроль за ценообразованием недостаточно отработан. В большинстве магазинов для расчета стоимости товара используют метод оценки розничной стоимости.
Если подобная практика принята и у вас, то при рассчетах не забывайте учитывать все изменения цен на товары.
В главе 1 мы уже приводили пример, иллюстрирующий возникновение недостачи. Обратимся к нему еще раз и предположим, что:
- объем розничных продаж по полной стоимости составил 975 000 долларов;
- объем розничных продаж с 25 %-й скидкой равен 100 000 долларов;
- всего же продано товаров на сумму 1 075 000 долларов.
Итак, объем продаж составил 1 075 000 долларов, но записи кассового аппарата показывают лишь 1 050 000. Куда делись 25 000 долларов?
Пример
| Стоимость | Стоимость | |
| продажи | закупки | |
| Товар на начало периода | 0 | 0 |
| Закупки | $ 800 000 | $ 1 200 000 |
| (Торговая наценка составляет 50 % стоимости) (800 000 х 1,5 = 1 200 000) |
||
| Всего товаров для продажи | $ 800 000 | $ 1 200 000 |
| Стоимостной коэффициент (800000/1200000 = 66,67 %) | ||
| Продажи | $ 1 050 000 | |
| Остаток | $ 150 000 |
В первой главе мы подсчитали, что недостача в приведенном примере составила 25 000 долларов. Кажется, что товар на указанную сумму неведомым образом исчез, но так ли это на самом деле? Произошла ошибка не было учтено занижение цены и магазин понес большие убытки.
Конечно, неправильный расчет объема розничных продаж товара может повлиять на величину недостачи только в том случае, если вы пользуетесь методом оценки продаж по розничной стоимости. Сейчас, когда во многих магазинах стоит сложное оборудование учета поступления и продажи товаров, все расчеты производятся посредством присваивания каждой группе товаров индивидуального номера, то есть методом оценки продаж по себестоимости.
Необходимо отметить, что, применяя метод расчета объема продаж, основанный на цене закупки товаров, в расчетах стоимости имеющегося товара часто допускают аналогичные ошибки и в бухгалтерских отчетах.
Меры предосторожности
Фиксируйте все изменения цен (см. форму 12) и соответственно пересчитывайте стоимость товара.
Б. Завышение цен
Общие сведения
Ошибки при учете торговой наценки приводят к противоположным результатам. Если цена продажи увеличилась, а в расчете стоимости товара это не отражено, то недостача будет занижена. Это в свою очередь может создать впечатление, будто у магазина нет проблем с недостачей товара, а следовательно, не нужно принимать никаких мер к ее сокращению. Или это наведет вас на мысль о том, чтобы уменьшить число сотрудников, отвечающих за сохранность товара и оборудования.
Ну, а в результате вы получите еще большую недостачу.
Меры предосторожности
Фиксируйте все изменения цен в форме 12 и соответственно пересчитывайте стоимость товара.
В. Касса
Общие сведения
Касса это то место в магазине, где постоянно допускается множество ошибок, которые порой становятся главными факторами увеличения товарной недостачи. Тут уже неважно, каким способом вы будете ее рассчитывать по розничной или по закупочной цене.
Например, кассир может неправильно ввести сумму, и в расчете по цене продажи недостача окажется меньше. Проиллюстрируем эту ошибку.
| Продажи | Правильно | Неправильно |
| 5 х $ 125,00 | $ 625,00 | |
| 5 х $ 105,00 | $ 525,00 | |
| Стоимостной коэффициент (66,67 %) | ||
| Продажи | $ 416,69 | $ 350,02 |
| Недостачи из-за ошибки (416,69 - 350,02) | $66,67 |
Ошибки кассиров влияют и на расчеты объема продаж по себестоимости. Кассир может неправильно ввести записи о количестве проданного товара, что тоже приведет к недостаче.
Вот как это выглядит.
| Цена продаж | Стоимость | |
| Товар 123456 | $ 100,00 | $ 75,00 |
| Товар 123465 | $ 50,00 | $ 38,00 |
| Должно быть | Указано | |
| Товар 123456 | $ 100,00 | |
| Товар 123465 | $ 50,00 | |
| Изменение в стоимости товара | $ 75,00 | $ 38,00 |
| Недостача (75,00 - 38,00) | $ 37,00 |
Меры предосторожности
Сравнивайте цену, указанную на этикетке (ценнике) товара и высвечивающуюся на дисплее кассового аппарата. На выбитом чеке проверьте правильность указанного количества товара.
Г. Этикетки
Общие сведения
Во многих магазинах на каждый продающийся товар наклеивается индивидуальная этикетка. При расчете у кассы в этих условиях наиболее распространенной ошибкой может стать ввод неправильной цены.
При наклейке этикеток работник может случайно указать не тот номер или неправильную цену конкретного товара.
В магазинах, где применяется электронная система считывания данных со штрих-кода, неправильные данные могут быть внесены в компьютер и покупатели будут платить не ту цену, по которой товар должен был продаваться.
Если к тому же в магазине расчет объема продаж товара производится по методу розничной цены, то у вас появятся и недостача, и убытки в виде недополученной прибыли.
Меры предосторожности
Сравнивайте цену, указанную на этикетке-ценнике товара и высвечивающуюся на дисплее кассового аппарата.
Сценарий первый: Неправильно указана цена на этикетке
На ценнике стереосистемы, стоящей 229 долларов, указаны неправильные данные проставлен неверный номер товара. Когда кассир вводит этот номер в кассовый аппарат, на дисплее появляется цена 36 долларов.
Кассир не замечает явного несоответствия вида товара и его цены, в результате магазин терпит убыток в размере 193 долларов.
Контролируйте слабые стороны
- Недостаточный уровень подготовки персонала. Хороший кассир должен знать цены товаров и контролировать ценники.
Д. Ошибки при доставке товаров на дом
Общие сведения
При доставке товаров на дом тоже возникает немало ошибок, влияющих на объем продаж магазина. Например, покупатель оплатил товар, который будет позднее доставлен ему на дом.
Но сотрудник, обрабатывающий его заказ в отделе доставки, может неправильно записать данные о количестве товара, предназначенного к отправке, и отослать покупателю товаров больше, чем тот оплатил, а то и просто обсчитаться при погрузке товара на машину.
Меры предосторожности
а) Сделайте так, чтобы все заказы проверялись дважды разными людьми.
б) Проводите внезапные проверки.
Е. Прием товара
Общие сведения
Не менее часто ошибки возникают и при приеме товара. Если работник, принимающий товар, халатно относится к своим обязанностям, он может расписаться за получение поврежденных грузов или грузов, полученных в недостаточном количестве. Это ведет к увеличению недостачи. Так как товар был принят без проверки, бесполезно обращаться к компании-поставщику за компенсацией или обменом.
Бывает и так, что невнимательный работник расписывается за товар, который даже не был доставлен в магазин.
Сценарий второй: Ошибка при доставке товара
Покупатель заказывает и оплачивает десять упаковок некоего продукта. Когда ответственный за доставку работник оформляет заказ на отправку товара, он делает ошибку и записывает 100 упаковок, что для магазина означает потерю 90 единиц этого продукта.
Контролируйте слабые стороны
- Перед отправкой не производится сверка заказа и чека.
- Уровень подготовки персонала недостаточно высок.
Меры предосторожности
а) Все документы, заполняемые от руки, должны оформляться четко и разборчиво.
б) Проверяйте количество принятого товара и наличие скрытых дефектов.
в) Регистрируйте все случаи обнаружения поврежденного товара (см. форму 13 в главе 6).
Ж. Выплаты за возврат товара
Общие сведения
Ошибки, возникающие при выплатах за возврат товара, это еще одна причина, влияющая на величину недостачи. Если кассир, возвращая деньги, не сравнивает первоначальную цену продажи и возвращаемую сумму денег, он может причинить убыток магазину.
Например, с тех пор как товар был продан, цена на него могла увеличиться. Но покупатель-то платил меньше, и если не проверить его чек или старый ценник, то можно по ошибке выплатить при возврате денежную сумму, о которой сообщит компьютер, то есть большую, чем следут. Еще один вариант несоответствия цены покупки и отпускной цены товара в данный момент когда покупатель приобрел что-то во время распродажи.
Здесь существует возможность, что кассир не обратит внимания на применявшуюся в тот момент скидку и выплатит покупателю полную стоимость товара.
Меры предосторожности
а) Сравнивайте цену, высвечивающуюся на дисплее кассового аппарата, с указанной в чеке или на этикетке.
б) Все документы, заполняемые от руки, должны оформляться четко и разборчиво.
в) Проверяйте количество проданного товара.
Сценарий третий: Ошибка при выплате денег за возврат товара
На распродаже некий товар стоил 12 долларов за единицу, а обычная его цена равняется 35 долларам. Покупатель приобрел три единицы товара и заплатил 36 долларов.
Затем он возвратил один из предметов, но кассир не обратил внимания на предоставленную скидку и указал полную стоимость товара (сниженная цена в этот момент уже не применялась и на дисплее кассового аппарата высвечивалась обычная).
Результат покупатель получает 35 долларов вместо положенных 12.
Контролируйте слабые стороны
- Кассир не поинтересовался ценой покупки товара.
Тележки для товара
Общие сведения
Иногда кассиры забывают заглянуть на самое дно тележки, куда покупатели обычно кладут наиболее тяжелые товары. Вертикально расположенные пакеты в доверху загруженной тележке могут скрывать находящиеся за ними предметы.
Меры предосторожности
а) Проверяйте все плохо видимые места в тележках покупателей.
б) Проверяйте количество проданного товара.
И. Использование товара внутри магазина
Общие сведения
Иногда персонал магазина берет товары со склада для собственных нужд. Пока такая практика не начала приносить убытки, следует наладить учет и контроль. Списание товара в магазине прибыли не приносит, но знание о том, что же случилось с этим товаром, может принести определенную выгоду.
Если предмет не был списан, то в конце года его включат в недостачу. Это может натолкнуть владельца магазина на мысль о том, что дела у него обстоят хуже, чем на самом деле, а для уменьшения убытков будут затрачены дополнительные незапланированные средства.
Но если товар списан, к примеру, на внутрихозяйственные нужды, владелец магазина будет знать их величину (что немаловажно). К тому же он не будет ломать голову над причиной недостач.
Меры предосторожности
Фиксируйте все случаи использования товара на нужды магазина.
К. Поврежденный товар
Общие сведения
Как и в случае со списанием, поврежденный товар, не оформленный соответствующим образом, может причинить дополнительные убытки. Хотя списание негодного товара и не приносит видимой прибыли, оно позволяет избежать целого ряда ненужных ошибок.
Регистрируя повреждения, можно определить товары, с которыми постоянно что-то случается. Если в одном из изделий слишком часто обнаруживаются дефекты, следует подумать о том, стоит ли в дальнейшем закупать его у этого поставщика.
Подумайте и о том, как отразится на имидже магазина продажа испорченных товаров.
Интересуйтесь у служащих причинами порчи товара может быть, это происходит не случайно. Не являются исключениями ситуации, когда работники магазина намеренно портят вещь, чтобы потом купить ее по бросовой цене. Поэтому правом продавать такие товары должны обладать только служащие из числа управленческого персонала.
Нужно вести записи о продажах негодных товаров работникам магазина. Если у кого-то из них постоянно отмечаются случаи обнаружения некачественных предметов, проведите дополнительное расследование.
Меры предосторожности
Регистрируйте все случаи повреждения товара (см. форму 13).
Л. Пустые упаковки
Общие сведения
Если в магазине обнаруживаются пустые упаковки, а товар из них исчез, нужно его списать. По возможности необходимо следить, какого рода товары пропадают наиболее часто.
Это поможет определить товары, так сказать, повышенного спроса у похитителей, а значит, вы сумеете принять соответствующие меры предосторожности, устранить или сделать недоступными наиболее опасные в этом смысле места магазина.
Меры предосторожности
Записывайте все случаи обнаружения в магазине пустых упаковок (см. форму 13).
М. Расчеты количества имеющегося товара
Общие сведения
Очень часто ошибки возникают при инвентаризации товара. Инвентаризация неотъемлемая часть работы любого магазина. Проводят ее, либо непосредственно подсчитывая имеющийся на складе и торговом зале товар, либо расчетным путем, используя документы о поступлении и продаже товаров.
Ошибки, возникающие в ходе инвентаризации, могут отражаться на показателях деятельности магазина длительное время один-два года, а иногда и дольше.
