ПРИМЕРЫ ОСНОВНЫХ ПРОЦЕДУР
Лучше постарайтесь дать полицейским максимально полную информацию.
Глава 6
В этом упражнении необходимо рассчитывать стоимость товара. Во-первых, определите объем закупок и продаж, как показано в таблицах, приведенных ниже.
В условии дается информация об украденных, поврежденных и проданных за меньшую цену товарах. Все это влияет на стоимость имеющегося товара.
С помощью полученных данных (см. таю лицу на следующей странице) рассчитайте стоимость оставшегося товара.
| Розничная стоимость товара в начале периода | 57 244,00 |
| Плюс закупки (розничная цена) | 54 020,00 |
| Минус продажи | (66 280,00) |
| Минус недостача | (7 384,50) |
| Товара в конце периода по розничной стоимости | 37 599,50 |
| Номер товара |
Куплено, штук |
Продано, штук |
Розничная цена | Стоимость закупки |
Сумма продаж |
| 123 | 100 | 125 | 10,00 | 1000,00 | 1250,00 |
| 124 | 50 | 160 | 23,00 | 1150,00 | 3680,00 |
| 234 | 400 | 350 | 44,00 | 17600,00 | 15400,00 |
| 243 | 30 | 60 | 25,00 | 750,00 | 1500,00 |
| 244 | 300 | 500 | 17,00 | 5100,00 | 8500,00 |
| 321 | 200 | 100 | 63,00 | 12600,00 | 6300,00 |
| 421 | 234 | 350 | 55,00 | 12870,00 | 19250,00 |
| 444 | 50 | 450 | 21,00 | 1050,00 | 9450,00 |
| 445 | 100 | 50 | 19,00 | 1900,00 | 950,00 |
| Номер товара |
Коли чество |
Обычная цена |
Продано по цене | Разница | Недостача |
| 123 | 55 | 10,00 | 7,00 | 3,00 | 165,00 |
| 123 | 3 | 10,00 | 0,00 | 10,00 | 30,00 |
| 124 | 5 | 23,00 | 10,00 | 13,00 | 65,00 |
| 234 | 25 | 44,00 | 12,50 | 31,50 | 787,50 |
| 234 | 5 | 44,00 | 0,00 | 44,00 | 220,00 |
| 244 | 1 | 17,00 | 0,00 | 17,00 | 17,00 |
| 321 | 100 | 63,00 | 40,00 | 23,00 | 2300,00 |
| 321 | 10 | 63,00 | 0,00 | 63,00 | 630,00 |
| 421 | 5 | 55,00 | 45,00 | 10,00 | 50,00 |
| 444 | 150 | 21,00 | 10,00 | 11,00 | 1650,00 |
| 445 | 100 | 19,00 | 10,00 | 9,00 | 900,00 |
| 445 | 30 | 19,00 | 0,00 | 19,00 | 570,00 |
| 7384,50 |
Приложение 2 ПРИМЕРЫ ОСНОВНЫХ ПРОЦЕДУР
Многие начинающие торговцы не задумываются о том, как они будут управлять своим магазином. Но, как показывает опыт, если не установить надлежащих мер контроля, у покупателей и работников появляется возможность украсть что-либо из магазина, причинив ему тем самым определенный ущерб.
Вы наверняка знаете, как много новых магазинов розничной торговли закрывается в первый же год своей деятельности. Может ли быть так, что потери от воровства велики, а владелец торгового предприятия даже не подозревает об их существовании?
Причина многих неудач в том, что администрация магазинов не принимала вовремя нужных мер для предотвращения потерь.
Ниже приводятся примеры некоторых процедур, которые применяются в работе многих магазинах. Мы их переработали так, чтобы ими могли воспользоваться в любом торговом заведении. Конкретные условия вашего бизнеса могут потребовать определенных изменений, но в большинстве случаев этими правилами и документами можно пользоваться в том виде, в котором они здесь представлены.
Конечно, это не все правила, которые могут вам понадобиться, но они составляют основу, фундамент дальнейшей эффективной деятельности. Как довести нужные сведения до работников? Лучше всего выдать каждому сотруднику перечень тех инструкций, которыми он будет руководствоваться на своем рабочем месте.
Например, можно выдать всем кассирам по экземпляру правил аннулирования сделок. Можно собрать все должностные инструкции в одну папку и выдавать работникам при найме или вывесить их на доске объявлений.
Правила поведения работников
Цель этих правил установить и описать основные принципы деятельности прендприятия, которыми должен руководствоваться каждый работник. В правилах рассматриваются такие вопросы, как честность сотрудников, конфиденциальность, злоупотребления, конфликт интересов, служебная этика и ответственность фирмы.
Компания оставляет за собой право вносить поправки в правила в случае необходимости. Подписав такой документ, каждый сотрудник подтверждает, что он его прочитал, понял и согласен с условиями и правилами работы в компании.
Честность работников
Основной вид деятельности компании покупка товаров с целью последующей перепродажи и получения прибыли. Каждый сотрудник нанимается для того, чтобы содействовать компании в этом. При найме работника предполагается, что он является человеком честным и будет трудиться во благо компании. Тем не менее, иногда случается, что служащий перестает действовать в соответствии с целями компании.
Такие случаи, как кража товара или хищение наличных денег, являются грубыми нарушениями политики фирмы. Нарушением является и помощь другим сотрудникам в совершении подобных действий.
Любой из этих поступков расценивается как должностное преступление и может привести к дисциплинарному взысканию вплоть до увольнения работника. При наличии на то оснований будут также применяться юридические санкции.
Конфиденциальность
Для достижения цели своей деятельности в компании ведется определенная документация. В ней содержится информация, относящаяся к основному виду деятельности фирмы. Информация может быть представлена в печатном виде или в виде данных, внесенных в компьютер.
При разглашении таких данных конкуренты могут получить дополнительные преимущества перед нашей компанией и затруднить ее деятельность.
Работникам не разрешается распространять какие бы то ни было сведения о деятельности компании без соответствующего разрешения руководства. Запрещается без санкции руководства предоставлять информацию кому-либо, кроме сотрудников, нуждающихся в ней по роду своей деятельности.
Нарушение этого правила может привести к дисциплинарному взысканию вплоть до увольнения работника. В случае незаконного раскрытия конфиденциальной информации к сотруднику будут применены юридические санкции.
Злоупотребления
В нашей компании запрещается употребление алкогольных напитков в рабочее время, а также использование наркотиков и других лекарственных препаратов, влияющих на общее состояние человека. Данное правило не распространяется на медицинские препараты, принимаемые по указанию врача.
Тем не менее, если назначенные врачом лекарства оказывают влияние на поведение человека в рабочее время, с нашей стороны будут приниматься определенные меры. Если нарушение этих правил приведет к неправильному обращению с оборудованием, травме кого-либо из работников или покупателей, сотрудник будет отстранен от выполнения своих обязанностей.
Компания оставляет за собой право разрешать каждую такую ситуацию индивидуально.
Если сотрудник на рабочем месте использует какой-либо препарат, не предписанный врачом и запрещенный к употреблению компанией, или на работу, находясь под влиянием такого препарата, то на него накладывается дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения. Если в результате злоупотребления указанными препаратами будут совершены какие-либо незаконные действия, могут быть также применены юридические санкции.
Конфликт интересов
Конфликт интересов возникает, когда какие-либо действия работника идут вразрез с интересами компании. Такой конфликт может возникнуть, если работник или один из его ближайших родственников имеет финансовую заинтересованность в фирме, являющейся поставщиком нашей компании.
О наличии подобных связей необходимо докладывать администрации, чтобы сотрудник не участвовал в принятии решений о закупках товаров.
Конфликт интересов возникает и в том случае, когда работник получает от поставщика какую-либо компенсацию за услуги в качестве консультанта, что дает поставщику дополнительное преимущество перед конкурентами или наносит ущерб компании.
Конфликт интересов возникает и в случае использования сотрудником имущества компании для ведения собственного бизнеса. Каждый служащий, работающий еще где-либо, кроме нашей компании, обязан докладывать об этом управленческому персоналу. Не допускается какая-либо реклама сторонних компаний с использованием имущества нашей фирмы. Нарушение данных положений может привести к дисциплинарному взысканию вплоть до увольнения работника.
При наличии на то оснований будут также применяться юридические санкции.
Служебная этика
Компания несет моральную ответственность за все свои операции. Поэтому любые действия работников, нарушающие правила служебной этики, будут считаться выражением недоверия к компании.
Нарушение служебной этики может выражаться в использовании денежных средств или другого имущества компании в целях оказания влияния на работников сторонних организаций. Исключение составляют недорогие подарки, например, билеты на спортивные и другие мероприятия, реклама или пожертвования благотворительным организациям.
Тем не менее, и они требуют предварительного разрешения вышестоящих работников.
Следует также отчитываться обо всех случаях получения подарков. Ни один работник, какую бы должность он ни занимал, не в праве принимать дорогостоящие подарки.
Следует отчитываться и о получении недорогих подарков. Несоблюдение этого требования может привести к дисциплинарному взысканию вплоть до увольнения.
Ответственность компании
Некоторые действия работников способны привести к санкциям против всей компании. Такое может случиться из-за того, что служащий каким-либо способом получит и разгласит конфиденциальную информацию о поставщике или конкуренте.
Компания также несет ответственность за незаконное пользование программными продуктами, что является нарушением закона об авторском праве.
Компания не оставит такие случаи без внимания, и может применить к работнику меры дисциплинарного взыскания вплоть до увольнения. При наличии на то оснований будут также применены и юридические санкции.
Вывод
Любое действие, предпринятое работником компании, не соответствующее цели ее деятельности, является нарушением правил поведения и может привести к дисциплинарному взысканию вплоть до увольнения работника. При наличии на то оснований будут также применены юридические санкции.
Заявление работника при приеме на работу
Все работники должны следовать определенным правилам поведения, принятым в компании. Это помогает избежать различных неприятных ситуаций, связанных с непрофессионализмом сотрудников и их неправильным поведением. Все работники должны четко придерживаться следующих правил:
а) Ни один работник не имеет права приносить с собой, употреблять, распространять или продавать алкогольные напитки, а также находиться в состоянии алкогольного опьянения во время пребывания на рабочем месте.
б) Ничто из имущества компании, включая товар и наличные деньги, не будет намерено повреждено или взято без особого разрешения.
в) Ни один работник не имеет права оставлять без внимания замеченные им нарушения правил поведения персоналом компании.
г) Ни один работник не имеет права устанавливать самостоятельно скидки на цену товара для кого бы то ни было, за исключением тех скидок, которые были одобрены администрацией магазина.
д) Работники обязуются не фальсифицировать записи, в том числе: оформления возвратов, аннулирования сделок и платежные документы.
е) Все работники обязуются следовать правилам поведения в компании.
Я прочитал, понял, и принимаю условия, перечисленные выше. Я понимаю, что нарушение любого из них может привести к дисциплинарному взысканию вплоть до моего увольнения.
_ Фамилия работника
_ Подпись
________Дата
Оформление покупок работников
Цель этой процедуры установить порядок оформления покупок, совершаемых работниками магазина. Они могут покупать товар со скидкой 20%. Все товары, на которые распространяется скидка, должны предназначаться только для личного потребления и использования членами семьи работника. Скидки распространяются и на товары, которые могут служить подарками друзьям или родственникам.
Скидки для работников не должны использоваться в коммерческих целях. Возможность получения скидки при покупке товаров это дополнительное преимущество, которое получает человек при найме на работу, а не средство получения дополнительной прибыли.
Правила оформления покупок работников магазина следующие:
а) Выбор товара и его оплата осуществляются только в конце смены. Товар не должен выноситься из магазина до тех пор, пока не будет оплачен наличными, кредитной карточкой или чеком.
Не допускается откладывание сотрудниками каких-либо предметов, чтобы взять их себе позднее.
б) Работникам не разрешается оформлять свои собственные покупки.
в) Если требуется доставка, работникам запрещается упаковывать, загружать и везти свои товары. Нарушение этой практики считается несоблюдением
правил работы в магазине и может служить поводом для аннулирования всех привилегий работника, востребования суммы скидки, дисциплинарного взыскания или увольнения. В случае необходимости применяются юридические санкции.
Аннулирование
Иногда кассирам приходится отменить, или аннулировать уже оформленную сделку из-за неправильного указания цены или номера товара. Аннулирование не должно происходить в форме возврата товара.
Если необходимо отменить сделку, кассир обязан заполнить специальный бланк, в котором указывается следующая информация:
а) номер аннулируемой сделки;
б) сумма сделки;
в) причина аннулирования;
г) отметка кассового аппарата;
д) подпись кассира;
е) номер повторной сделки (если она совершается).
К бланку должен прилагаться чек от первой сделки. Как правило, если сделка аннулируется из-за того, что покупатель отказывается взять товар, менеджер, заверяющий сделку, обязан вернуть товар на прилавок.
Возвраты
Довольно часто приходится прибегать к процедуре возвращения денег покупателям, так как товар оказывается бракованным, неправильно собранным, наконец, сам покупатель может допустить ошибку. В этих случаях перед тем, как будут выплачены деньги, следует оформлять бланк возврата.
В бланке указываются фамилия покупателя, его адрес и телефон, дата и номер первоначальной сделки и способ ее оплаты. Для того, чтобы впоследствии можно было обнаружить неисправности в товаре или неточности в обслуживании покупателя, необходимо также указывать причину возврата. И, наконец, каждый бланк перед выплатой денег, должен непременно заверяться уполномоченным работником.
Сотрудник магазина, оформляющий возврат, обязан расписаться на бланке. Требуется также подпись покупателя, подтверждающая, что выплата была произведена и деньги им получены.
Если у покупателя нет документа, подтверждающего факт совершения им покупки, то банковский чек на возврат денег, следует отправлять ему по почте.
Когда деньги выплачены, работник, заверивший возврат, должен вернуть товар на прилавок или на склад поврежденных товаров. Не разрешается совершать эту процедуру кассирам. Выплаты за возвращенные товары должны производиться тем же способом, что и первоначальная оплата покупки. Если покупатель расплатился кредитной картой, то и возвращать ему деньги следует таким же образом.
Единственное исключение допускается в случае, если покупатель выписывал чек. При такой форме оплаты возврат наличных денег не может быть произведен ранее, чем через десять дней после совершения сделки.
За это время чек оформляется банком.
Контроль за несостоявшимися сделками
Кассирам периодически приходится оформлять операцию не-состоявшаяся сделка, как правило, для того чтобы разменять деньги.
При этом кассир должен зафиксировать в журнале регистрации несостоявшихся сделок следующую информацию:
а) время несостоявшейся сделки;
б) номер сделки;
в) причину;
г) свою фамилию.
Ежедневный баланс наличности
Во время работы магазина все сделки и возвраты товара регистрируются кассовым аппаратом. В конце смены или рабочего дня необходимо подвести итог.
Эта процедура называется подведением баланса наличности, который выполняет каждый кассир. Каждому кассиру в начале дня сообщается текущий кассовый остаток.
Кассир пересчитывает деньги и расписывается за их получение. Во время работы он обязан регистрировать все сделки.
В конце дня кассир сдает кассу и вынимает из нее деньги. Прежде всего он должен отсчитать установленный кассовый остаток и поместить эти деньги в сейф.
Уполномоченный менеджер проверяет сумму и расписывается за ее получение. Следующий шаг подсчет кассиром оставшихся в кассе денег. Эта сумма предназначена к отправке в банк. Кассир не должен знать о том, сколько всего денег должно находиться в кассе.
Он лишь определяет, сколько денег осталось у него на руках, а менеджер сравнивает эту сумму с той, что должна была остаться. Определив, какая сумма денег должна быть отправлена в банк, кассир сравнивает получившуюся у него цифру с данными менеджера.
Причины сколько-нибудь значительных отклонений должны быть выяснены немедленно. При необходимости следует заново пересчитать деньги, отправляемые в банк, и кассовый остаток.
Когда и у кассира, и у менеджера суммы сойдутся, подписывается отчет о сдаче кассы и все деньги кладутся в сейф, где они и будут ожидать инкассации.
Закупка и прием товаров
Все закупки товаров должны регистрироваться на специально пронумерованных бланках. Перед тем, как поставщику бу-дет отправлен заказ, каждый бланк заверяется уполномоченным работником.
В бланке заказа указываются следующие данные:
а) полное наименование компании-поставщика и ее адрес;
б) дата заказа;
в) адрес доставки;
г) условия поставщика в отношении оплаты и доставки;
д) способ доставки;
е) номер продукта или товара;
ж) количество;
з) описание товара;
и) цена за единицу.
Копия бланка заказа передается поставщику или отправляется ему по факсу. Сам бланк хранится в специальной папке до прибытия товара.
Каждый заказ записывается в журнал с указанием номера бланка заказа, даты и названия поставщика.
При аннулировании какого-либо заказа дата и причина этого должны записываться на бланке заказа и в журнале.
Когда товар будет доставлен, накладную следует сравнить с копией бланка заказа, оставшейся в магазине. Товары не указанные в заявке, необходимо возвратить их поставщику.
Если заказанный товар содержится в нескольких коробках и доставляется машиной, развозящей товар по нескольким магазинам, следует пересчитать коробки и сравнить полученные данные с записями об отгрузке. При распаковывании очередной коробки необходимо сравнивать находящийся в ней товар с указанным в бланке заказа, а уже потом разносить его по полкам.
В товаросопроводительных документах требуется указывать любые случаи повреждения упаковки, для того чтобы впоследствии можно было предъявить претензии поставщику. Если обнаруживается недостача каких-либо товаров, претензии поставщику необходимо предъявлять немедленно.
Сумму этой претензии нужно автоматически вычитать из следующего платежа при очередной доставке товара.
После приемки товара на него либо наклеивают этикетки и размещают в торговом зале, либо относят его на склад. Все документы по доставке бланк заказа, упаковочный лист и другие собираются вместе и хранятся до поступления счета от поставщика.
Когда приходит счет от поставщика, указанные в нем суммы денег и количество товара сравниваются с данными в ранее полученных документах. Любые разногласия должны отмечаться и устраняться при очередном платеже.
Повышения и понижения цен
Все товары в магазине оценены по их розничной стоимости. Так как все изменения в ценах влияют на стоимость имеющегося в наличии товара, их следует регистрировать как в случаях повышения, так и при понижении цены продажи.
В специальном журнале указываются номер товара, его описание, имеющееся в магазине его количество, старая и новая цены продажи. Разность старой и новой цен, умноженная на количество единиц товара, составляет сумму повышения или понижения цены на товар.
Бракованный товар, подлежащий списанию, регистрируется аналогичным образом.
Закрытие магазина
В конце каждого рабочего дня необходимо соблюдать меры, связанные с обеспечением безопасности магазина. Для того, чтобы ничто не было забыто, следует составить список необходимых действий при закрытии с отметками об их выполнении.
Человек, закрывающий магазин, обязан строго следовать этому регламенту.
Непременно должно быть сделано следующее:
а) Закрыть все двери и окна.
б) Убедиться, что все работники и покупатели покинули помещения магазина.
в) Проверить туалеты и примерочные.
г) Проверить, изъяты ли деньги из касс и положены ли они в сейф. Убедиться, что сейф заперт.
Кассовые аппараты должны оставаться открытыми.
д) Проверить, все ли ключи возвращены на место.
е) Выключить свет.
ж) Убедиться, что все электроприборы (калькуляторы, кофеварки, копировальные аппараты и так далее) выключены.
з) Включить сигнализацию.
В России сегодня такие кражи часто происходят в торговых точках, чаще всего мелких, где продукты хлеб, крупы и пр. -упакованы в полиэтиленовые пакеты, цена которых включается в стоимость товара. Однако некоторые продавцы спрашивают покупателей хотят ли они взять товар в пакете?
Если следует ответ да, то к цене покупки добавляется еще и стоимость упаковки, которую продавец кладет себе в карман. Покупателю для того чтобы разобраться обманули его или нет, нужно потребовать документы, которых у розничных торговцев зачастую не оказывается под рукой, да и связываться с жуликоватым продавцом из-за таких мелочей вряд ли кто станет.
Страдает здесь именно покупатель, поскольку владельцу торговой точки прямого ущерба не наносится: весь поставленный товар продан, полная сумма получена. Однако за таким продавцом все же следует установить наблюдение, поскольку, начав с обмана покупателей, он впоследствии может перейти и к обману своего работодателя.
К тому же товар часто упаковывается не только из соображений удобства торговли, но и для повышения конкурентоспособности, а мошенник, взимающий дополнительную плату за пакеты, сводит эту маркетинговую работу на нет.
Обнаружить, что продавец собирает дань за упаковку, достаточно просто: если у него скапливаются пустые пакеты, значит некоторые покупатели отказываются от них, а это происходит лишь в тех случаях, когда упаковка объявляется платной. Прим. ред.
Это относится, естественно, лишь к тем магазинам, где продажа товаров и прием тары производятся в одном зале одними и теми же кассирами. Для того чтобы избавить от лишней головной боли и себя, и покупателя, проще открыть специальный отдел, который будет заниматься только приемом тары и где легко можно проверить соответствие количества сданной тары сумме выплаченных денег.
Прим. ред. Дебитная карта чаще всего пластиковая или картонная карточка с магнитной полосой. Открывается она только в случае, когда ее владелец положил в банк определенную сумму на специальный счет. Кредитная карта выдается обычно лишь хорошо зарекомендовавшим себя постоянным клиентам банка, с ее помощью они могут оплачивать покупки или разменивать деньги в банкомате, а погашать свою задолженность перед банком могут позднее, согласно договоренности еженедельно или ежемесячно.
По этим видам карт обычно устанавливается лимит расходов на дебитной карте это сумма вклада, а на кредитной сумма, оговоренная с клиентом в момент открытия карты. Прим. ред. Купоны это почти всегда призовые деньги. Выпускают их как производители, вкладывая внутрь упаковки, нарушить которую разрешается лишь покупателю совместно с кассиром, так и торговцы, желающие привлечь покупателей в свой магазин. Владелец купона имеет право получить либо скидку с объявленной розничной цены, либо приз, либо возможность приобрести в этом магазине дополнительный товар на указанную в купоне сумму.
Купоном может быть карточка, отпечатанная в типографии, специальная картинка, размноженная на копировальном аппарате, либо просто вырезка из газеты или журнала (предъявителю скидка. Прим.ред. Кредитные (и дебитные) карты пластиковые или картонные карточки, позволяющие их владельцам осуществить покупку без использования наличных денег сумма покупки будет снята с его счета в банке и перечислена на счет магазина. С 1969 г. на большинство таких карт наносится магнитная полоса, позволяющая лучше защитить владельца карты и его счет в банке, однако автор этого почему-то не учитывает.Сегодня для лучшей защиты денег и облегчения расчетов начинают все чаще применяться так называемые смарт-карты они могут использоваться как кредитные или дебитные карты и даже как удостоверение личности.
Вместо магнитной полосы на них закрепляется микропроцессор, на который записывается вся необходимая информация. Пока смарт-карты явление редкое, но в ближайшем будущем они могут заменить не только кредитные карты, но и многие другие документы, например паспорта или водительские права.
А у мошенников появится еще одна возможность проявить находчивость и смекалку, которые вряд ли понравятся неподготовленным к этому работникам банков и магазинов, Прим. ред.
