Кражи при доставке товара
Определить наверняка, что товар был украден именно вспомогательным обслуживающим персоналом, или просто обнаружить кражу в ближайшие дни бывает чрезвычайно трудно. Ну а позже ищи ветра в поле, подозревай посетителей или продавцов, или даже уборщиц доказать-то ничего не сможешь. И вору удобно.
Ведь он не пойман, а значит не вор.
Сценарий второй:
Сокрытие товара
Одна из сотрудниц кладет два дорогостоящих предмета в спортивную сумку и в конце своей смены спокойно выходит с ней через переднюю дверь.
Контролируйте слабые стороны
- Работникам разрешается приносить в магазин большие сумки и пакеты.
Передача товаров
Достаточно часто в компании, владеющей несколькими магазинами, происходит передача товаров из одного магазина в другие. Нередко для того чтобы украсть товар во время перевозки, требуются усилия нескольких сообщников.
Такую попытку может предпринять и вор-одиночка, но хищение подобного рода проще и надежнее совершать вдвоем.
При работе в одиночку мошеннику приходится лично оформлять перевозку товара из одного магазина в другой. Затем происходит кража.
При этом пропажу товар невозможно обнаружить в магазине-поставщике, так как весь убыток передается получателю.
Когда мошенники работают в паре, один из них оформляет передачу товара в другой магазин, а второй уведомляет о его получении. На самом деле происходит обыкновенное воровство.
Недостача также обнаружится только во втором магазине и чаще всего не сразу, а лишь при специальной проверке.
Вариант этого вида краж оформление настоящей передачи товара, при которой поставка не производится или товар воруют во время доставки. Передачей товара часто пользуются, чтобы скрыть недостачу в одном из магазинов.
Кражи при доставке товара
Кража товаров может совершаться и при доставке товаров от поставщиков в магазин. Если водители сами загружают свои машины и уезжают без соответствующей проверки, то воровства не избежать.
Меры предосторожности
а) Разработайте процедуру совершения покупок работниками вашего магазина. Ни один служащий не должен иметь возможности оформлять собственную покупку.
б) Предоставьте в гардеробе каждому работнику запирающийся шкафчик и не позволяйте им вносить в торговый зал и на склад личные сумки и пакеты.
в) Разработайте порядок уборки мусора. Четко определите, когда работники должны выносить отходы и что они должны делать с пустыми картонными коробками.
Для сбора мусора можно пользоваться только пустыми емкостями.
г) При передаче товара из одного магазина в другой пользуйтесь специальными формами отчетности, для того чтобы следить за передвижением товаров (см. форму 6).
д) Во время каждой перевозки товара следите за тем, чтобы принимающая сторона проверяла и подтверждала его приемку. Работник, осуществляющий доставку, обязан расписываться за сданный товар.
е) Не разрешайте водителям осуществлять погрузку товара на машины без наблюдения со стороны администрации.
ж) Уполномоченные работники должны постоянно проверять грузовики перед их отправкой.
з) Воспользуйтесь услугами третьих компаний, для того, чтобы регулярно проводить проверки машин, уже находящихся в пути.
Меры предосторожности в работе с компаниями, служащие которых убирают в вашем магазине:
а) Узнайте побольше о тех работниках, которых компания наняла для проведения уборки в вашем магазине. Поинтересуйтесь следующим.
1) Как долго они работают в компании?
2) Есть ли их характеристики с других мест работы?
3) Несут ли они какую-либо материальную ответственность?
4) Работают ли они в одиночку или группами по несколько человек?
5) Присутствует ли представитель вашей администрации при проведении уборок?
б) Определите время, когда должна производиться уборка. Это даст вам возможность провести внезапную проверку.
в) Если позволяет охранная система, контролируйте, когда уборщицы приходят в магазин и когда покидают его.
г) Не позволяйте уборщицам выносить мусор. Это должны делать работники магазина.
д) По возможности обеспечьте уборщиц всеми необходимыми принадлежностями, чтобы они ничего не приносили с собой.
е) Установите правило уборщицы должны пользоваться лишь прозрачными мешками для мусора.
Сценарий третий: Передача товара
Один из работников, занимающий руководящую должность, регулярно ворует товар. Для того чтобы скрыть недостачу, он организует передачу товара в другой магазин.
В этом магазине он подходит к служащему, занимающемуся перевозками, и оставляет ему копии необходимых документов, сообщая при этом, что привез товар в отдел доставки. Передача полученного товара оформляется без проверки на складе.
Контролируйте слабые стороны
- В принимающем магазине не требуют, чтобы все документы о передаче товара подписывались в отделе доставки.
Сценарий четвертый: Воровство во время доставки
Водитель получает задание доставить товар из вашего магазина в несколько других торговых точек. Он загружает товар в машину сам и прихватывает несколько лишних коробок, которые по пути завозит в магазин своего друга.
Контролируйте слабые стороны
- Водителю разрешается самостоятельно загружать машину.
- Отсутствуют работники, обязанные следить за тем, грузится в автомобиль.
Б. Расчеты с банком
Общие сведения
Объектом для махинаций работников магазина могут стать деньги, сдаваемые в банк, особенно если администрация не контролирует движение денежных средств. Воруют и кассовые остатки, и отправляемые в банк деньги. Первое происходит в случаях, когда контроля нет вообще, второе когда контроль ослаблен.
Мошенник, похитив подлежащие отправке в банк деньги один раз, попытается скрыть недостачу, используя для этого последующие отправления и подделывая документацию. Это будет продолжаться до тех пор, пока вся изначально украденная сумма не будет полностью возвращена (что вряд ли когда-нибудь случится) либо пока в расчетах магазина с банком не будет сделана соответствующая корректировочная запись о признании недостачи и начале новых расчетов с суммы, фактически имеющейся на счете в банке.
Меры предосторожности
а) Ведите журнал всех отправок денег в банк. В журнале должна указываться фамилия банковского служащего, забирающего деньги (см. форму 7).
б) Если инкассация денег происходит по вечерам, требуйте от банковских работников уведомления о том, что предыдущая сумма была доставлена правильно.
в) Сравнивайте эти уведомления с записями в своем журнале. Расследуйте все разночтения.
Эту процедуру следует выполнять ежедневно, а не только при проведении банковских проверок.
Сценарий пятый: Воровство при расчете с банком
Человек, осуществляющий вечернюю инкассацию, просто крадет остающиеся в кассе деньги. Он кладет их в банковскую сумку, но по назначению они не доставляются.
Убыток магазина в этом случае превысил 30 000 долларов.
Контролируйте слабые стороны
В магазине не ведется журнал отправки денег в банк и не проводятся проверки на основе документов, получаемых из банка на следующий день.
Сценарий шестой: Воровство с помощью банковских счетов
Работник крадет часть денег, предназначенных к отправке в банк. В следующую отправку он снова занимает некоторую сумму, чтобы покрыть первую недостачу, а также оставляет немного денег себе. Недостающая сумма продолжает расти.
Работник использует номер и наименование счета последующей отправки денег, чтобы покрыть недостачу по предыдущей. Поэтому если кто-нибудь сравнит счета, то обнаружит всего лишь, что банк несколько запаздывает с их обработкой и подтверждением получения.
Магазин понес убытки в сумме 25 000 долларов.
Контролируйте слабые стороны
- Неправильно распределены обязанности и ответственность работников.
В. Мелкое воровство наличных денег
Общие сведения
Проблемы воровства мелких сумм наличных денег можно было бы обсудить и в предыдущей главе, ведь многие владельцы розничных магазинов проводят всевозможные расчеты именно через кассу. Однако в других магазинах деньги на мелкие хозяйственные расходы выделяются специально.
Возможность же совершить кражу существует вне зависимости от того, какой процедурой вы пользуетесь.
Мелкими суммами наличных денег обычно оплачивают различные незначительные покупки, приобретение некоторых товаров, ремонт оборудования, а также оплату почтовых отправлений и других услуг. Нечестный работник, имеющий право совершать небольшие сделки такого рода, может после расплаты изменить сумму, указанную в счете, и присвоить разницу.
Если работник ворует деньги из так называемого фонда мелких расходов и утверждает при этом, что потратил их на приобретение товара, то кроме потери собственно украденной суммы в магазине возникает еще и недостача.
Меры предосторожности
а) Регистрируйте оплату всех мелких сделок с помощью чека или счетов (см. форму 8).
б) Маркируйте все чеки и счета так, чтобы ими нельзя было воспользоваться повторно.
Сценарий седьмой: Воровство мелкой наличности
Сотрудница обрабатывает счета по оплате различных мелких сделок. В качестве сопроводительной документации она составляет заявление на компенсацию потраченной суммы денег.
Как только эти деньги поступают, она изымает несколько счетов и использует их повторно. Позже счета возвращаются на место, а незаконно полученные деньги работница присваивает.
Контролируйте слабые стороны
- На документах не ставится пометка ОПЛАЧЕНО после их реальной оплаты.
Г. Мошенничество при осуществлении закупочной деятельности
Общие сведения
Махинации работников при осуществления закупок значительно отличаются от простой кражи товара.
Возвраты денег
Одним из основных элементов, создающих возможность хищения, является сама процедура проведения закупок. Один из сотрудников магазина всегда имеет полномочия согласовывать цену товаров и услуг, приобретаемых магазином.
При отсутствии надлежащих мер контроля нечестный работник может согласиться на более высокую сумму сделки с условием последующего возврата ему части денег. Возврат может производиться как наличными, так и товарами или услугами.
Личные закупки
Закупки, осуществляемые магазином, могут включать в себя и предметы, которые работники обычно приобретают для себя. Если процедура проверки поступающих товаров в магазине работает неэффективно, то работнику ничего не стоит заверить закупку, выписать счет на имя магазина, а товар забрать себе.
Меры предосторожности
а) Просматривайте все решения о закупках. Не допускайте, чтобы какой-нибудь один сотрудник имел исключительное право выбирать новые товары и договариваться о ценах.
б) Все закупки должны сопровождаться заполнением соответствующих бланков (см. форму 9). Цены, по которым закупаются партии товаров, всегда должны сравниваться с прайс-листами уже существующих поставщиков.
в) Ознакомьте всех поставщиков вашего магазина с правилами, которые в нем существуют.
г) Функции по закупке и приемке товаров должны быть четко разделены.
д) Заведите журнал регистрации всех закупок и приемки товаров (форма 10).
Необходимые отчеты
Письмо поставщику
В розничной торговле обычной практикой является отправка поставщику письма, в котором описываются применяемые в магазине правила закупок. В таком письме не только определяются процедуры платежа и прочие условия, но и затрагиваются вопросы подарков агентам по закупкам и покупателям. Подробно описываются принципы оформления всех закупок.
Подобные письма, как правило, рассылаются всем постоянным поставщикам ежегодно. В примере 12 приводится образец такого письма.
Сценарий восьмой:
Возвраты денег
Работник, уполномоченный осуществлять закупки товаров для магазина, договаривается о покупке определенных продуктов для себя. Он соглашается заплатить оптовику по 25 центов сверх обычной суммы за единицу товара.
Эта переплата откладывается поставщиком в отдельный фонд, и в конце года сотрудник магазина с супругой едут отдыхать на Гавайи, а все расходы им оплачивает поставщик из известного фонда.
Контролируйте слабые стороны
- Закупки товаров не санкционируются руководством.
- Цены, по которым закупаются товары, не сопоставляются со стандартными прайс-листами поставщиков.
- Правила проведения закупок магазином не разосланы всем поставщикам.
Сценарий девятый:
Личные закупки
Сотрудник, работающий на вас, открывает собственную компанию, которая торгует теми же товарами, что и ваш магазин. В вашей фирме он продолжает отвечать за поставку товара. Здесь перед ним открываются широкие возможности для афер.
Мошенник торгует специфическими товарами, которые, как правило, не хранятся на складе магазина, и их при покупке каждый раз приходится заказывать отдельно. Он оформляет приобретения своих покупателей, выписывает им торговый чек и направляет поставщику заказ.
Потом жулик сообщает поставщику, что как только товар будет подготовлен, он заберет его лично. Доставив и вручив продукт покупателю, ваш работник присваивает деньги.
Вернувшись в магазин, он аннулирует выписанный ранее чек, как если бы покупатель передумал. А когда приходит счет от
Пример 12
Письмо поставщику
Компания АБВ (город), (улица), (дом) (телефон)
Дата: 30 марта 199_ г.
Кому: (компания-поставщик)
Уважаемый господин________________
Подошел к концу еще один год нашего успешного сотрудничества. Нельзя не отметить, что за это время отношения между нашими компаниями стали более прочными и взаимовыгодными. Именно Ваша помощь позволяет нам добиваться успеха, поэтому мы хотели бы и в будущем сотрудничать с Вашей компанией.
Со своей стороны компания АБВ обязуется твердо придерживаться принципов честного ведения бизнеса. Мы решили воспользоваться возможностью и ознакомить с этими принципами Вас.
Наша компания самостоятельно определяет для себя стратегию поведения в области цен, качества, закупок товаров и услуг. Во взаимовыгодных отношениях с поставщиками мы не предусматриваем получение от них каких-либо подарков или услуг.
Под этим мы подразумеваем различные товары, платежи, займы, услуги развлекательного характера и другие имеющие сколько-нибудь значительную цену предметы и действия.
Сотрудники компании АБВ могут принимать от поставщиков только товары и услуги, имеющие чисто символическую ценность, например рекламные сувениры, которые преподносятся всем Вашим клиентам. Такие сувениры не налагают на получающего их никаких обязательств и не могут служить причиной последующих разногласий.
Если Вы собираетесь предложить кому-нибудь из работников компании АБВ ценный подарок или оказать ему иную любезность, пожалуйста, согласуйте это с господином Ивановым по телефону (123) 555-78-90 или в письме по адресу, указанному выше. Все переговоры такого характера будут проводиться самым ответственным образом.
С уважением, Президент компании АБВ
поставщика, плут заверяет его, что товар был передан на склад.
Контролируйте слабые стороны
- Обязанности по осуществлению закупок и приемке товаров не разделены.
- Не ведется журнал регистрации закупок.
Д. Купоны
Общие сведения
Если в вашем магазине продаются специальные купоны, по которым покупатели могут в дальнейшем совершать покупки, то, как это ни печально, возможностей для воровства становится на одну больше. При отсутствии надлежащего контроля, как это чаще всего и бывает, нечестные работники забирают купоны и продают их своим друзьям за наличный расчет. Всю полученную сумму сотрудник оставляет себе, а купон позднее возвращается в виде оплаты какой-либо покупки товара.
Магазин так и не получит прибыль от продажи купона.
Меры предосторожности
а) Последовательно нумеруйте все купоны.
б) Записывайте в одном журнале, когда и кому был продан каждый купон.
в) При оплате покупок с помощью купонов ставьте соответствующую отметку в журнале, желательно с указанием номера сделки и кассового аппарата, ее обработавшего.
г) Уничтожайте все использованные купоны.
Е. Образцы бланков
Использование различных бланков, необходимость их заполнения может, как и в случае хищений при осуществлении продаж, остановить большинство работников от попытки осуществления краж из магазина. Еще раз напоминаем, что важен не сам бланк, не то, как красиво он оформлен, а информация, которую он несет.
Отчет о движении товара (форма 6)
Если у компании есть два или более магазинов, то перевозки товаров из одного в другой просто неизбежны. Потребность в этом возникает, когда в одном магазине не хватает какого-то товара, пользующегося в данный момент повышенным спросом.
Если перевозка товаров не контролируется администрацией с использованием пронумерованных бланков документов, то кражи обязательно будут происходить.
Форма 6
Отчет о передвижении товара
| ПЕРЕВОЗКА ТОВАРА Номер перевозки _ |
||||||||
|
| Номер товара |
Описание | Колич. | Цена | Ед. измер. |
Всего |
| Всего к перевозке | |||||
| Дата получения | Кто получил |
Если подобный документ не оформляется, то не исключено, что кто-то этим воспользуется и поменяет пункт назначения по своему усмотрению. По такой форме получатель может и принимать товар, так как она заполнена с соблюдением всех необходимых процедур.
Журнал передачи денег в банк
(форма 7)
Ведение журнала приобретает особенно важное значение, если инкассацию денег в вашем магазине уполномочены обеспечивать не один, а несколько работников. Это практикуется в крупных магазинах, в которых несколько работников занимаются сдачей денег в конце последней смены.
Сложность заключается в том, что пока не поступит ведомость из банка о состоянии счетов магазина, вы не знаете, была ли вообще проведена инкассация. Поэтому необходимо вести постоянное наблюдение за всей процедурой передачи денег.
Одной из возможных мер контроля является получение от банка специального уведомления о благополучной доставке денежных средств. Если пренебречь этим уведомлением, то в один прекрасный день, проведя проверку своих счетов и обнаружив недостачу денег, вы останетесь один на один с вопросом: Как же так?.
Прибыли ли деньги в банк? Или они пропали в самом банке? А кто вообще забирал их из магазина?
Журнал отправок денег в банк поможет найти ответы на все эти вопросы.
Бланк оплаты мелких расходов
(форма 8)
Как уже упоминалось, некоторые владельцы магазинов не имеют специального фонда для оплаты мелких расходов, а про-
Форма 7
Журнал отправок денег в банк
| ЖУРНАЛ ОТПРАВОК ДЕНЕГ В БАНК | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Ниже перечислены основные пункты, которые должны присутствовать в бланке оплаты мелких расходов.
- Сумма. Указывается сумма денег, которую заплатил кому-либо кассир или другой работник. Она подтверждается чеком, так что цифры на нем и в бланке должны совпадать.
- Кому выплачены деньги (детали). Вы хотите знать, кому были выплачены деньги, а в некоторых случаях чека может и не быть. Например, вы поручили кому-то подстричь траву на газоне рядом с магазином или сделать какую-то другую, незначительную работу. Человек, выдающий деньги, обязательно должен указать, кто их получил и за что.
- Кто заверил. Любой платеж необходимо заверить. Отметка об этом ставится на бланке.
- Кто принял. Человек, получающий деньги, даже при наличии чека или счета должен расписаться на бланке, подтверждая, что деньги ему были выплачены.
- Разрешение на выплату денег. Если платеж проводится через кассовый аппарат, то нужна отметка о разрешении выплаты. Это поможет вам разобраться в ситуации, если при проверке кассовой ленты возникнут какие-либо подозрения и разногласия
Форма 8
Бланк оплаты мелких расходов
ОПЛАТА МЕЛКИХ РАСХОДОВ
| Касса Дата |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| К этому бланку должны прилагаться все необходимые чеки |
Бланк заказа (форма 9)
Все закупки товаров у поставщиков должны сопровождаться специальными пронумерованными бланками заказов. В каждом бланке указываются следующие данные.
а) Название и адрес магазина.
б) Информация о приемке.
в) Информация о поставщике: название, адрес, различные условия. Следует указывать, как будет осуществляться доставка товара.
г) Количество товара, цена. Следует оговорить с поставщиком, что вы заплатите только ту цену, что будет указана на бланке заказа.
Это предотвратит возможность незапланированных повышений цен.
д) Все бланки заказов должны быть заверены у руководства и на них должна быть указана дата. Поставщику следует также заранее сообщить, кто имеет право заверять заказы.
Следует указать, что все незаверенные покупки не будут приниматься, и поставщику придется самому заниматься возвратом товара.
Прежде чем вы начнете разрабатывать бланк заказа для своего магазина, обратитесь за юридической консультацией относительно используемой в нем терминологии. Возможно, вам понадобится указать несколько дополнительных условий.
Журнал приема товара (форма 10)
Ведение журнала приема товара преследует несколько целей. Одна их них предотвращение мошеннических закупок. Если кто-то задумает провести закупку в личных целях, то необходимость отметиться в журнале послужит для него предупредительным сигналом.
Для того, чтобы личная покупка была оплачена магазином, одному и тому же работнику потребуется и завизировать счет, и сделать запись о приеме. Если ведется журнал приема товара, то необходимо будет регист-
Форма 9
Бланк заказа
БЛАНК ЗАКАЗА
Номер бланка
| Название и адрес компании: | Информация о приемке: |
| Поставщик: | Способ доставки: |
| Условия: | |
| Номер товара |
Описание | Количество | Цена | Ед. измер. |
Всего |
| Всего закуплено: | |||||
| Дата: Заверено: |
Журнал приема товара
| ЖУРНАЛ ПРИЕМА ТОВАРА | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
