КАК РАБОТНИКИ МАГАЗИНОВ КРАДУТ В МОМЕНТ ПРОДАЖИ ТОВАРОВ
Статистические данные показывают, что ущерб от такого рода воровства в расчете на один случай значительно меньше, чем от действий нечестных работников. Но покупателей через магазин проходит гораздо больше, чем работает в нем сотрудников, поэтому и вероятность ущерба от жуликоватых клиентов повышается.
Основные виды воровства покупателями магазинные кражи и мошеннический возврат товара. Магазинных воров можно разделить на две категории любители и профессионалы.
Последние вносят существенный вклад в увеличение недостачи товара в магазине, хотя их намного меньше, чем простых любителей что-нибудь стащить.
Одной из разновидностей магазинного воровства является мошеннический возврат товара. Вместо того чтобы взять товар с полки и попытаться вынести его из магазина, вор отнесет его в отдел возврата купленных товаров и попытается получить за него деньги без соответствующего подтверждения о покупке.
В этом случае фальшивый покупатель не рискует быть пойманным при попытке вынести товар из магазина. Более того, в случае успеха он может получить 100 % стоимости товара вместо 30 или 40 % в случае его перепродажи.
Воруют поставщики
Третья причина потерь в магазинах розничной торговли хищение товаров поставщиками. Чаще всего поставщики совершают кражи в процессе приемки товара. Например, принимая товар, водитель или экспедитор во всех документах указывают полную его стоимость, но часть товаров оставляет себе.
Или же водитель может доставить весь груз, но украсть со склада что-то другое. В любом случае отсутствующий товар влияет на недостачу.
Ошибки
Частая причина потерь ошибки (обычно при бухгалтерской работе). Неправильный расчет стоимости имеющегося в наличии товара приводит к недостаче.
Это может быть неправильное указание цены товара или отсутствие записи о снижении цены. В таком случае можно использовать метод расчета недостачи по розничной стоимости, о котором мы говорили выше.
К тем же последствиям приводят ошибки из-за неправильных ценников они наносят реальный убыток, когда кассир принимает плату за товар по ошибочной цене.
Г. Обеспечение безопасности
При разработке программы сокращения потерь следует уделить внимание и обеспечению безопасности. Этот понятие включает в себя все, что так или иначе относится к охране помещения, замки, сигнализацию, ограждение, средства борьбы с пожаром и системы теленаблюдения.
Слишком уж часты случаи, когда владелец магазина теряет годовую прибыль из-за взлома или магазинного воровства. При выборе оборудования больше внимания следует обращать не на цену, а на то, для каких целей оно приобретается.
Программа предотвращения потерь должна включать в себя планы действий в случае экстремальных ситуаций. Есть ли у вас такой план действий на случай чрезвычайного происшествия?
Знают ли ваши работники, что им делать в подобных ситуациях? С рекомендациями по этим вопросам вы познакомитесь в главах 8 и 9.
Д. Вопросы безопасности и страхования
В программу предотвращения потерь входит страхование. Действительно, сегодня на крупных торговых предприятиях нечасто встретишь подразделения, занимающиеся вопросами страхования.
А ведь из-за того, что в магазинах происходят различные несчастные случаи и потом возникают судебные тяжбы и разбирательства, владельцы порой несут серьезные убытки.
Ни работники, ни покупатели, приходящие к вам в магазин, не ожидают несчастных случаев. Но когда им причиняется ущерб при несоблюдении норм техники безопасности, они идут в суд и требуют возмещения своих потерь.
Страховые компании могут уладить такие претензии, и для вас это самый безболезненный выход из положения.
При составлении собственной программы предотвращения потерь определите все риски, связанные с безопасностью в вашем магазине: уровень и качество освещения, состояние полов, наличие предупреждающих табличек и надписей о различных видах опасности. Поощряйте своих сотрудников за внимательное отношение к уровню безопасности на рабочих местах и в торговых помещениях.
Вам решать!
Итак, вы владелец магазина, открывающегося в январе. Спустя шесть месяцев вы решаете подсчитать свою прибыль. Для того чтобы это сделать, необходимо определить стоимость имеющегося в магазине товара.
Предположим, вы сделали это и получили сумму 242 100 долларов.
Вам известно следующее:
- торговая наценка на все виды товара составляет 50 %;
- все расчеты производились за наличные.
В течение полугода в магазине происходило следующее.
а) Январь начальная покупка товара на сумму 200 000 долларов (цена закупочная).
б) Продажи в январе 27 500 долларов.
в) Продажи в феврале 29 200 долларов.
г) Февраль покупка товара на сумму 50 000 долларов (цена закупочная).
д) Продажи в марте 35 000 долларов.
е) Продажи в апреле 43 400 долларов.
ж) Апрель новый кассир незаконно аннулирует сделку и присваивает себе 250 долларов
з) Май покупатель украл товар стоимостью 500 долларов.
и) Продажи в мае 52 000 долларов.
к) Май покупка товара на сумму 83 500 долларов (цена закупочная).
л) Продажи в июне 65 000 долларов.
1. Подсчитайте, сколько товара должно было остаться в магазине на 1 июля (в закупочных и розничных ценах).
2. Подсчитайте недостачу товара (в долларах и в процентах от продаж).
(Ответы смотрите в Приложении 1)
КАК РАБОТНИКИ МАГАЗИНОВ КРАДУТ В МОМЕНТ ПРОДАЖИ ТОВАРОВ
Есть много способов воровства, которыми пользуются торговые работники. В этой главе мы рассмотрим, как происходят кражи в момент продажи товара (другие методы, к которым прибегают нечестные продавцы, рассматриваются в главе 3).
Наши советы помогут вам обнаружить различные способы хищений и разработать методы их предотвращения.
Чтобы ваши сотрудники не воровали, нужно постоянно вести комплексный контроль за их работой. Это принесет хорошие результаты только в том случае, если вы разработаете специальные правила поведения персонала магазина на рабочих местах. Некоторые мероприятия из программы предотвращения потерь, которые вы можете применить в своем магазине, описаны в Приложении 2. Не забывайте о том, что все работники должны быть обязательно осведомлены о проводимой вами политике. Проинформируйте персонал магазина о том, что вы знаете о возможности хищений в магазине.
Сделайте упор на то, что лучшая защита от нечестности некоторых работников честные действия других. Поощряйте тех подчиненных, которые не считают зазорным рассказать руководству о замеченных ими незаконных действиях своих коллег.
А. Мошенничество при аннулировании сделки Наиболее распространенный способ кражи наличных денег из кассы мошенническое аннулирование сделки. Аннулирование очень похоже на возврат товара, ведь при этом сделка тоже признается недействительной.
В процессе нормальной торговли с помощью аннулирования кассиры обычно исправляют допущенные ошибки.
Существуют два вида аннулирования: исправление ошибочной записи и исправление неправильно оформленной сделки.
Исправление ошибочной записи
Если кассир ввел в кассовый аппарат неверные данные, то для их исправления он обычно пользуется клавишей аннулирования последней набранной строки. Неправильно введенными могут оказаться цифровое обозначение продукта, его количество или цена.
Некоторые кассовые аппараты позволяют отменить введенные данные в момент проведения текущей сделки. На контрольной кассовой ленте это выглядит следующим образом.
| МАГАЗИН АВС 26 ФЕВРАЛЯ 1996 ЧЕК 43 10:06 КАССИР ЛГ НОМ 4 | ||||||||||||
|
Исправление неправильно оформленной сделки
Предположим, сделка полностью отменяется. Чтобы исправить ошибку, кассир должен признать операцию недействительной. Запись на контрольной ленте при этом зависит от типа кассового аппарата.
Как правило, ошибочная сделка оформляется двумя чеками.
1 чек ошибочная запись:
| МАГАЗИН АВС | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Сделка может аннулироваться по многим причинам:
- Покупатель (покупательница) передумал(а).
- У покупателя оказалось недостаточно денег.
- В отделе не нашлось нужного товара.
- Кассир забыл учесть скидку.
- Кредитная карточка покупателя оказалась недействительной.
- Покупатель захотел купить еще что-то.
- Покупатель забыл взять свой бумажник, и т. д.
Все эти причины могут иметь вполне естественное житейское объяснение, но иногда повод для аннулирования сделки банальное мошенничество кассира.
Бывает и так, что повторная запись проведенной сделки не производится. Это тоже может случиться либо из-за ошибки покупателя, либо при злом умысле кассира.
Мы приводим различные примеры махинаций, которые совершались в реальной жизни. Подобные действия могут повториться в любом магазине. Познакомьтесь с этими сценариями и примите меры для того, чтобы описанные ситуации не возникали.
Сценарий первый: Покупатель передумал
Когда покупатель приобретает меньшее количество предметов, чем планировал, кассир аннулирует сделку, выбивает повторный чек на меньшее количество товара, а разницу присваивает себе. Как выглядит при этом запись на контрольной кассовой ленте смотрите на следующей странице (символ @ на кассовой ленте обозначает знак умножения).
Первый чек оформлен совершенно правильно. Запись на нем отражает количество приобретенного товара, уплаченную за это сумму и полученную сдачу. При этом предполагается, что товары, коды которых приводятся в начале каждой строки, покупатель оплатил и вынес из магазина.
Кассир же утверждает, что в момент оплаты сделки покупатель передумал и сократил количество приобретаемого това-
| МАГАЗИН АВС 26 ФЕВРАЛЯ 1996 |
МАГАЗИН АВС 26 ФЕВРАЛЯ 1996 |
|||
| ЧЕК 1 13:23 КАССИР ЛГ НОМ | 5 | ЧЕК 2 13:24 КАССИР ЛГ НОМ | 5 | |
| 15613 5 @ 9,95 | 49,75 | 15 | 613 2 @9,95 | 19,90 |
| 21 499 4 @ 3,95 | 15,80 | 2 1 | 499 1 @ 3,95 | 3,95 |
| 33 407 3 @ 4,95 | 14,85 | 33 | 407 1 @ 4,95 | 4,95 |
| ВСЕГО | 80,40 | ВСЕГО | 28,80 | |
| НАЛИЧНЬМИ | 90,00 | НАЛИЧНЫМИ | 88,44 | |
| СДАЧА | 9,60 | СДАЧА | 59,64 |
Указав сумму первой сделки как полученные в кассу наличные деньги, кассир отразил в чеке возврат покупателю разницы в стоимости первоначально выбранного и реально приобретенного товара. Единственная проблема заключатся в том, что $ 59,66 пошли в карман кассиру!
Вот как должна выглядеть правильно аннулированная сделка.
| МАГАЗИН АВС 26 ФЕВРАЛЯ 1996 ЧЕК 1 13:23 КАССИР ЛГ НОМ 5 ЧЕК АННУЛИРОВАН | |||||||||||||||||||||||||||||
|
Контролируйте слабые стороны
В этом сценарии есть несколько условий, которые дали кассиру возможность совершить кражу:
- кассир имел право аннулировать сделки без особого на то разрешения;
- кассиру было позволено допускать возврат товара обратно в магазин;
- кассира не обязали отчитываться за обслуживание каждого покупателя.
Сценарий второй: Покупателю не хватило денег
Покупатель, выбрав нужный товар, заплатил деньгами, но забыл взять чек. Кассир аннулирует покупку и присваивает деньги.
Свои действия он объясняет тем, что у покупателя не оказалось достаточной суммы, чтобы оплатить товар. Вот как это отражается на контрольной кассовой ленте:
| МАГАЗИН АВС | |||||||||||||
|
А вот как эта сделка была аннулирована.
| МАГАЗИН АВС 2 6 ФЕВРАЛЯ Г 9 9 6 ЧЕК 94 16:06 КАССИР ПІЛ НОМ 2 СДЕЛКА АННУЛИРОВАНА | ||||||||
|
||||||||
| Руководство магазина не проверяло своевременно все аннулированные сделки, поэтому кассир решил пробить второй |
Контролируйте слабые стороны
- Все данные об аннулированных сделках должны в тот же день просматриваться и заверяться руководством магазина.
- Кассиры не всегда предлагают покупателям взять чек.
- Кассирам разрешено принимать возвращаемые в магазин товары.
Меры предосторожности
а) При аннулировании сделки кассиры должны заполнять специальную форму или бланк, где указываются номер чека и причина признания его недействительным. Бланк подписывается кассиром.
Образец такого бланка (форма 1) приведен в конце этой главы.
б) К бланку прилагают чеки по аннулированной сделке.
в) Кассиры обязаны выбивать чек на каждую совершаемую сделку и отдавать его покупателю.
г) Каждое аннулирование сделки должны контролировать ответственные служащие (менеджеры) магазина. Сделка признается недействительной только с их согласия.
Менеджер подписывает бланк вместе с кассиром.
д) Если сделка аннулируется из-за отказа покупателя, то возвращает товар на прилавок именно менеджер.
е) Каждый день работники, имеющие доступ к деньгам, должны составлять специальный отчет, в котором описываются все аннулированные сделки. Поводом для внесения сделки в этот отчет является ее соответствие определенному критерию, который устанавливает руководство магазина.
ж) Все наличные деньги должны храниться в специальных отделениях кассового аппарата.
з) Не позволяйте работникам, ведущим учет в магазине, появляться в торговых помещениях.
Необходимые отчеты
В этом и последующих параграфах мы расскажем о формах отчетности, которые составляют работники, непосредственно осуществляющие торговлю. Помните, важно не внешнее оформление отчета, а информация, которую он содержит.
Ежедневные отчеты об аннулировании сделок
Возьмите себе за правило каждый день получать перечень аннулированных сделок, в котором, помимо всего прочего, указывается, кто и в какое время признал сделку недействительной. Этот отчет сравните с бланками недействительных сделок, полученными от кассиров.
Убедитесь, что каждой записи в этом отчете соответствует правильно оформленный бланк кассира. Такие ежедневные сведения помогут вам определить, верно ли кассир аннулировал указанные в бланках сделки. Проанализируйте отчет, представленный в примере 4.
Пример 4
Ежедневный сводный отчет об аннулировании сделок
| Дата | Касса | Кассир | Номер сделки |
Время сделки |
Время аннули рования |
Сумма |
| 15.10 | 2 | 44 | 22 | 09:08 | 09:10 | 34,57 |
| 15.10 | 2 | 44 | 159 | 10:32 | 12:30 | 29,35 |
| Всего | аннулировано сделок кассиром 44 | 2 | ||||
| Дата | Касса | Кассир | Номер сделки |
Время сделки |
Время аннули рования |
Сумма |
| 15.10 | 2 | 23 | 161 | 10:35 | 10:37 | 14,58 |
| 15.10 | 2 | 23 | 202 | 13:45 | 13:47 | 1,05 |
| 15.10 | 2 | 23 | 255 | 14:44 | 14 : 46 | 114,99 |
| Всего | аннулировано сделок кассиром 23 | 3 |
Покупка совершена в 10:32, а аннулирована только в 12:30. Если это произошло из-за того, что покупатель вернул товар именно в 12:30, то необходимо оформление соответствующего отчета, а не только аннулирование чека. Если кассир утверждает, что в нужный момент поблизости не оказалось менеджера и никто не смог заверить аннулирование, то каким образом и кто в 10:37 признал недействительной сделку 161 у кассира 23? Запись, вызвавшая сомнения, необязательно говорит о том, что кассир 44 нечист на руку.
Но все же вам следует обратить внимание на процедуру аннулирования сделок этим кассиром.
Ежемесячные отчеты об аннулировании сделок
В конце каждого месяца полезно составлять отчет, показывающий общее число аннулированных каждым кассиром сделок (см. пример 5).
Пример 5
Ежемесячный сводный отчет об аннулировании сделок
| Кассир | Всего сделок |
Аннулир. сделок |
Процент аннулир. сделок |
| 1 | 1 055 | 44 | 4,17 |
| 2 | 2 367 | 68 | 2,87 |
| 3 | 1 178 | 79 | 6,71 |
| 4 | 456 | 25 | 5,48 |
| 5 | 558 | 18 | 3,23 |
| 6 | 1 877 | 87 | 4,64 |
| 7 | 345 | 13 | 3,77 |
| 8 | 890 | 17 | 1,97 |
| 9 | 527 | 28 | 5,31 |
| 10 | 1 258 | 62 | 4,93 |
| 11 | 303 | 29 | 9,57 |
| 12 | 578 | 34 | 5,88 |
Отчет
о несостоявшихся сделках
Как и при аннулировании сделок, кассиры должны ежедневно составлять отчеты о несостоявшихся покупках. Убедитесь, что кассиры ведут учет всех несостоявшихся сделок и для каждой из них в отчете указывают причину (см. пример 6).
Такие данные тоже очень помогают при анализе отчетов об аннулировании.
В примере 6 у кассира 44 в 12:31 зарегистрирована несостоявшаяся сделка, всего лишь минуту спустя после признания недействительной сделки под номером 159.
Дело в том, что как правило, при аннулировании сделки ящик для денег не выдвигается, и нечестному кассиру приходится совершать пустую сделку, чтобы добраться до наличных. Поэтому, если следом за аннулированной сделкой в отчете указана несостоявшаяся, будьте особо бдительны.
Пример 6
Отчет о несостоявшихся сделках
| Дата | Касса | Кассир | Номер сделки |
Время несостоявшейся сделки |
| 15.10 | 1 | 44 | 144 | 10 : 02 |
| 15.10 | 1 | 44 | 188 | 12 : 31 |
| 15.10 | 1 | 44 | 252 | 14 : 33 |
| Всего | несостоявшихся сделок у кассира 44 3 | |||
| Дата | Касса | Кассир | Номер сделки |
Время несостоявшейся сделки |
| 15.10 | 2 | 23 | 163 | 10 : 38 |
| 15.10 | 2 | 23 | 303 | 15:30 |
| Всего | несостоявшихся сделок у кассира 23 2 |
Б. Хищение наличных денег
Общие сведения
Кроме мошенничества с аннулированием сделок в местах проведения расчетов, существует еще один способ хищений кража наличных денег. Этот способ распространен в магазинах, имеющих общую кассу, к которой имеют доступ все работники. За такой кассой не закрепляется отдельный кассир.
Если при этом из нее пропадают деньги, то установить похитителя довольно трудно.
Меры предосторожности
За каждым кассовым аппаратом закрепите ответственного кассира. В начале своей смены он должен подсчитать остаток наличности в кассе и расписаться за него.
В конце смены производится такой же подсчет, а уполномоченный на то менеджер заверяет сумму, после чего деньги отправляются в банк. В конце этой главы приводится образец формы 2, которую каждый кассир обязан ежедневно заполнять при приемке и сдаче кассы.
Необходимые отчеты
Отчет об излишке/нехватке денег
Сравнение месячных показателей работы всех кассиров поможет решить и другие проблемы. Рассмотрим пример 7. Составив отчет по всем кассирам, вы наглядно увидите, что, скажем, один работник может просто похитить деньги из кассы (это будет отмечено как нехватка денег). Однако если такие хищения происходят достаточно редко, то нет никакой необходимости искать скрытые мотивы и подозревать всех и вся.
Но когда в кассе регулярно выявляется даже незначительная недостача, следует обратить на это внимание аппетиты у всех разные, поэтому тот факт, что один ворует сотни долларов, вовсе не означает, что другой не польстится на нескольких центов.
| Пример 7 Отчет об излишке/нехватке денег Показатели кассиров за 1-20 числа месяца Излишек / нехватка () денег |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| По такому отчету можно проследить, что некий кассир периодически занимает деньги в кассе и возвращает их на следующий день, как, например, кассир 1. |
В. Фальсификация данных кассирами
Общие сведения
Как следует из названия, речь пойдет о кассирах, которые вводят в контрольно-кассовую машину сумму, меньшую, чем они в действительности получили от покупателя. При этом разницу мошенник кладет себе в карман.
Особенно часто это случается при покупке товаров, не облагаемых налогом, когда покупатель может и не потребовать чек. Например, вместо необходимых 25 долларов за свободный от налога товар, кассир вводит в кассовый аппарат лишь 5 долларов.
Покупателю же он назовет действительную цену, получит ее и похитит 20 долларов.
Такая же ситуация может сложиться при оплаты покупки чеком.
Меры предосторожности
а) Обяжите кассиров или уполномоченных менеджеров вести отчеты, показывающие, насколько сумма выписываемых покупателями чеков превосходит сумму сделки (см. пример 8).
б) Следите по отчетам за действиями кассиров и вычисляйте средние показатели их работы.
Необходимые отчеты
Отчет о приеме чеков
Специальные отчеты (пример 8) позволяют выявлять случаи, когда покупатели расплачиваются не наличными деньгами, а чеками. Так как некоторые чеки могут оказаться недействительными, возрастает и вероятность ваших потерь, тем более что эти чеки может выписать сам кассир.
Такой отчет помогает предотвратить ввод неправильных данных в кассовый аппарат, ведь в нем отмечаются случаи, когда мошенник вводит в кассовый аппарат сумму меньшую, чем должен был заплатить покупатель (чеком или нет, неважно), и присваивает себе разницу.
Пример 8
Отчет о приеме чеков
| Чеки, сумма которых превосходит сумму сделки | |||||||||||||||||
|
Заказы на товары, которые нужно доставить на дом, нередко составляются на компьютере. При этом указывается наименование и количество приобретенного товара. Покупатель отдает заказ кассиру, а тот вводит в кассовый аппарат сумму меньшую, чем стоимость сделки, однако с покупателя берет деньги полностью. Один хитрец, например, вместо суммы в 365,22 долларов вводил лишь последние цифры 0,22 долларов. Машина, как и положено, выдавала чек, на котором указывались лишь дата, номер сделки и номер кассы.
