d9e5a92d

Упражнение: Правило Парето


4.4
Упражнение: Правило Парето
Подготовка: Не требуется. Время выполнения: Пять минут. Средства для выполнения: Не требуются.

Частота выполнения: Один раз.
Когда я только познакомился с этой техникой, она носила пышное название "анализа Парето" сейчас ее гораздо чаще называют "правило восемьдесятдвадцать". Как установил Вилфредо Парето, итальянский экономист девятнадцатого века, восемьдесят процентов всех богатств сосредоточено в руках двадцати процентов людей. С тех пор соотношение "восемьдесят двадцать" нашло себе применение во многих и многих областях.
Для того чтобы эффективно организовать свою жизнь, нужно знать следующее: часто работа оказывается на восемьдесят процентов законченной, если вы приложили к ней двадцать процентов требуемых усилий. Для доведения дела до конца от вас потребуются огромные усилия остальные восемьдесят процентов. Иногда, впрочем, эта последняя стадия решает успех дела: никто не захочет строить атомную электростанцию, которая будет безопасной на восемьдесят процентов.

Однако для большинства задач восемьдесят процентов успеха это оптимальный результат. Правило Парето объясняет, почему компьютеры могут отнимать у нас столько времени.

Так, искушение воспользоваться всеми замечательными свойствами текстового редактора, чтобы довести письмо (анкету, график) до полного блеска, приводит к тому, что вы тратите время, но чудовищно проигрываете в эффективности. Поэтому, планируя цели и вехи своего движения, пользуйтесь правилом "восемьдесятдвадцать" там, где это возможно.
Обратная связь
Некоторые считают правило Парето совершенно естественным: все мы бываем довольны, когда работа "практически закончена". Для некоторых же это превращается в тяжкую муку они считают, что недоработали. Эта техника не может служить оправданием небрежности, скорее, это повод стремить-
ся к очень хорошему пусть и не идеальному результату. Но не противоречит ли данное правило существованию выдающихся произведений искусства или великих научных теорий, созданных человеком? Возможно, это и так, однако многие великие мыслители и художники работают очень быстро: пытливость еще не обеспечивает величие.
Результат
У вас резко увеличивается количество свободного времени. Если во всем, что делаете, вы будете руководствоваться этим правилом, а не стремлением к идеалу, то высвободите восемьдесят процентов своего времени. Конечно, это не означает, что у вас сразу же появится огромный досуг, однако потенциал этого упражнения все же очень высок.
Варианты
Вы можете включить правило Парето в число своих основных принципов (упражнение 4.1).


4.5
Упражнение-техника:
Диаграмма для оценки приоритетов
Подготовка: Не требуется. Время выполнения: Пять минут. Средства для выполнения: Бумага.

Частота выполнения: Еженедельно.
Это упражнение может послужить альтернативой для помещенного выше упражнения "Приоритеты"; его целью также является выбор между поставленными задачами. Оба эти упражнения очень полезны, поэтому попробуйте и то, и другое, чтобы решить, какое из них вам подойдет. Поделите лист бумаги на четыре квадрата и надпишите их: левый верхний "Срочно, не важно", правый верхний "Срочно, важно", левый нижний "Не срочно, не важно" и правый нижний "Не срочно, важно".

Теперь распределите свои задачи в эти четыре квадрата.
Задачи, оказавшиеся в правом верхнем углу, это ваши основные приоритеты: вы должны сделать так, чтобы для них обязательно нашлось время. Задачи, попавшие в левый верхний угол, также довольно срочные, но менее важные; часто они отнимают больше времени, чем им следует уделять, поэтому расправьтесь с ними так быстро, как только возможно, без откладываний и проволочек. Задачи, оказавшиеся в правом нижнем углу, со временем (когда вас начнут поджимать сроки) перекочуют в правый верхний угол.

В идеале с ними лучше всего справляться заблаговременно, чтобы не оказаться в кризисной ситуации, но и не слишком торопиться с ними, чтобы они не отнимали время у более важных дел.



Остаются задачи, помещенные в левом нижнем углу, им вы можете уделить минимум своего времени. Не слишком увлекайтесь ими лишь потому, что они интересны или требуют мало времени: помните, что приоритет их низок, и им следует уделить минимальное количество времени.
Обратная связь
Подобные таблицы имеют один недостаток: помещенные в них задачи оказываются незафиксированными во времени. Постепенно некоторые из них (но не все) перемещаются в верхнюю часть таблицы. Кроме того, значимость задач также может
со временем изменяться. В силу того, что подобную таблицу придется регулярно перерисовывать, она окажется более эффективным средством планирования, если вы поместите ее в компьютер, тогда вам будет легко перемещать по этой таблице различные объекты.
Результат
Умение правильно расставить приоритеты является душой и сердцем управления временем: не пропускайте эту работу.
Варианты
Данный метод может иметь форму как таблицы, так и графика, в которых значимость задачи можно откладывать на горизонтальной оси, а срочность на вертикальной; в этом случае чем правее оказывается та или иная задача, тем она важнее.





Содержание раздела