Тема 14 Эффективное использование средств делового общения

Эффективное использование
средств делового общения
Средства делового общения по целому ряду причин занимают важное положение. Известные специалисты по бизнесу скажут вам, что они необходимы, если вы хотите преуспеть в новом мире мире виртуальных корпораций и изменчивых деловых связей. Задействован здесь и более глубокий аспект: все мы стремимся успешно общаться с другими, не в последнюю очередь именно общение делает нас людьми.

Но...
И это весьма значительное "но": когда вы бьетесь над каким-нибудь делом, неуправляемое общение может превратиться в серьезную проблему. Телефоны, факсы, мобильные телефоны и электронная почта способствуют тому, что на нас обрушивается лавина сообщений и сведений. Не поймите меня неправильноя вовсе не являюсь противником электронных средств коммуникации.

Когда в процессе работы у меня разрывается соединение с Интернетом, я сразу же начинаю выходить из себя. Но и тогда, когда электронные средства общения приносят пользу, их нужно надлежащим образом обуздывать (равно как и более древнего коммуникационного монстра бумагу), если вы хотите, чтобы не они контролировали вас, а наоборот.
Изучая эту тему, обязательно выполните упражнения: если вы отложите их на другое время, то в итоге так и не сможете выполнить их. Ознакомьтесь с техниками; сделайте себе пометки, когда и где вы сумеете ими воспользоваться. Обязательно примените их, когда вам представится для этого благоприятная возможность в общении с людьми.
13.1
Техника:
Работа с электронной почтой
Подготовка: Не требуется.
Время выполнения: Пять минут.
Средства для выполнения: Почтовая программа.
Частота выполнения: Регулярно.
Электронная почта произвела революцию в деловом общении и стремительно вторгается в общение повседневное. Однако за это приходится платить: чтение писем и написание ответов требуют времени, а оперативность этого средства связи может превратить его в постоянный отвлекающий фактор. Управление электронным общением пройдет у вас три стадии.
Во-первых, отключите в программе оповещение о поступлении новых сообщений. Во-вторых, заранее запланируйте в своем графике от одного до четырех перерывов для работы с электронной почтой. Необязательно делать об этом пометку в ежедневнике, хотя и такая мера будет полезна. Читать пришедшие сообщения вы должны будете только в это время. (Впрочем, отсылать сообщения можно и в любое другое время, о чем будет рассказано в занятии 13.2. "Отошлите стресс прочь", из него вы узнаете, чем вам может помочь мгновенная отсылка сообщений.)
И наконец, будьте непреклонны, выделяя для этого время. Условьтесь, что будете тратить на электронную почту, например, тридцать минут в день (и уж никак не более часа). Работу организуйте так: вначале просмотрите главные сообщения и ответьте на них, а затем займитесь менее важными сообщениями.

Не поддавайтесь соблазну прочитать сразу все: едва получив и удостоверившись в их небольшой значимости, поместите их в папку "Удаленные".

Вместе с тем не допускайте того, чтобы у вас накапливались непрочитанные сообщения, и соответственно, если вы должны ответить на сообщение, сделайте это как можно быстрее.
Обратная связь
Для маловажных сообщений, требующих ответа, можете воспользоваться стандартными формулами: "Простите, у меня нет сейчас времени" или "Благодарю вас, нет". Если отправи-
тель не получит никакого ответа, он может продолжать бомбардировать вас письмами, а это не всегда приемлемо.
На так называемую "электронную макулатуру" вообще не отвечайте, даже если от вас просят "отказаться от подписки": часто с помощью этого трюка хотят удостовериться в существовании адресата.
Что же касается приходящих время от времени важных сообщений, то вы можете настроить свою почтовую программу так, чтобы она оповещала вас о приходе писем, помеченных флажком, или писем от адресатов, которые значатся у вас в списке контактов.
Результат
Освободившись от оповещения о сообщениях, вы очень облегчите себе жизнь. Если вы увидели, что вам пришло письмо, мысль об этом не даст вам покоя. Может быть, оно важное?

От кого оно? Гораздо лучше будет вообще не знать о нем. Если организовать работу с электронными сообщениями по степени их важности, электронная почта будет для вас удобным средством общения и перестанет красть ваше время.
Варианты
Попробуйте организовать входящие сообщения при помощи фильтров. Когда вы составите для себя график работоспособности (о нем пойдет речь в двадцать первой теме), чтение электронных писем можно будет приспособить к периодам низкой работоспособности.

13.2
Техника:
Отошлите стресс прочь
Подготовка: Не требуется.
Время выполнения: Две минуты.
Средства для выполнения: Электронная почта.
Частота выполнения: Регулярно.
Электронная почта может стать прекрасным средством для борьбы со стрессом. Представьте себе, что вы пишете важный отчет и работа в самом разгаре; вы находитесь под сильным давлением, а времени у вас мало. Внезапно вы вспоминаете, что еще не подготовили материалы к завтрашнему собранию.

Это -довольно важно, но вам тем не менее нужно дописать отчет, поэтому вы продолжаете работать над ним, одновременно пытаясь напоминать себе, что еще ждет подготовка к собранию.

В результате вас преследует стресс, который только усилится, если вы все-таки забудете о собрании и ничего не сделаете.
Один способ устранения этого стресса заключается в том, чтобы написать себе напоминание, однако и здесь не все так просто: вы можете забыть прочесть его. Кроме того, ваша не в меру услужливая память и так постоянно отвлекает вас и нервирует еще сильнее. Однако если все, что необходимо для отсылки электронного сообщения, у вас под рукой, вы можете за несколько секунд открыть почтовую программу и отослать кому-нибудь сообщение с просьбой выполнить эту работу вместо вас.

Теперь вы сумеете вернуться к работе, оградив себя от излишних стрессов.
Всегда держите наготове электронную почту, если у вас будут возникать подобные надобности: быстро напишите письмо и отправьте его, подавив беспокойство в зародыше.
Обратная связь
Если вы хотите, чтобы электронная почта снимала стресс, а не порождала его, то должны держать ее под контролем. Сегодня масса сотрудников множества фирм включает в почтовые программы оповещение о входящей почте. Это надежный повод к стрессу: каждое пришедшее сообщение прерывает вашу сосредоточенность.

Когда же вы обнаруживаете, что вам прислали "электронный хлам", стресс становится вдвое сильнее: к ожиданию добавляется разочарование.
В некоторых компаниях до сих пор используются почтовые программы, неспособные обеспечить доступ к почте за пару секунд. Если это ваш случай, поднимите эту проблему: вы заслуживаете лучшего.
Результат
Сейчас электронную почту нередко критикуют, однако если использовать ее как указано выше, она станет прекрасным средством для борьбы со стрессом, порождаемым внезапными мыслями или неотложными делами.
Варианты Отсутствуют.

13.3
Техника: Исходящие звонки
Подготовка: Не требуется. Время выполнения: Пять минут. Средства для выполнения: Телефон.

Частота выполнения: Ежедневно.
Звонить по телефону нам приходится очень часто. Некоторые звонки мы планируем заранее, а некоторые спонтанно сыплются на нас в течение дня. Предлагаю вам технику, которая поможет избавиться от склонности отвлекаться от дел на звонки по телефону.
Несмотря на то что управление временем часто требует от нас дробления задач, в данном случае потребуется обратное накапливать задания, чтобы не терять времени, выполняя их по отдельности. В деловом общении в обычных условиях можно ограничить телефонные звонки двумя сеансами утренним и дневным. Это поможет вам сэкономить время и повысит ваши шансы застать нужного человека на месте, поскольку вы будете звонить в самые горячие часы рабочего дня.

Чтобы не забыть о телефонных звонках, нужно просто составлять их списки. В начале рабочего дня зафиксируйте для себя все запланированные звонки, а если будут появляться новые, добавляйте в этот список и их. Не поддавайтесь искушению позвонить кому-то, если для этого еще не настало время.
Обратная связь
Иногда придется отступать от данного правила: управление временем основывается не на правилах, а на принципах, но с большинством звонков вы сможете справиться по этой схеме.
Результат
Эта техника позволяет сократить количество отвлекающих факторов и увеличивает ваши шансы на то, чтобы успешно дозвониться с первого раза. Тем, кто не любит говорить по телефону, она позволит меньше волноваться и поможет общаться эффективнее: ведь список звонков проигнорировать не так просто, как отдельный звонок.
Варианты
Некоторые компьютерные программы-ежедневники имеют встроенные списки звонков, по которым они автоматически дозваниваются, это еще лучше. Ваш список звонков должен быть цельным: если вы пользуетесь многочисленными клеящимися листками для напоминаний, составляйте такой список на отдельном листе: маленькие желтые листочки очень просто пропустить. Услышав сигнал "занято", нажмите на своем телефоне клавишу автодозвона и ждите, пока номер не освободится.

Эту функцию поддерживают не все телефонные станции, но когда она действует, то является очень эффективным средством.

Если по окончании серии телефонных звонков вы не до всех дозвонились, убедитесь в том, что нужный звонок по-прежнему значится в вашем списке.

Содержание раздела