Новые идеи контроля в бизнесе
Новые идеи контроля в бизнесе
Методы предотвращения злоупотреблений в бизнесе и общепринятый взгляд на эту проблему также претерпели серьезные изменения.
Здесь было предпринято еще меньше усилий, чтобы сделать финансовый контроль абсолютно непроницаемым для воздействий, оказываемых на индивидов. Но в одном отношении бизнес от этого выиграл. Финансовый контроль в бизнесе стал несколько шире, чем дотошный подсчет каждого государственного пенса.
Поэтому бизнесу было легче принять вышеописанную смену акцентов: к финансовым данным стали относиться не как к записям, предназначенным для описания прошлой деятельности и выявления злоупотреблений, а просто как к одному из аспектов общего статистического аппарата, измеряющего все направления работы предприятия.
Другим фактором, способствовавшим принятию новой точки зрения в деловом мире, была близость бухгалтеров и инженеров. Работая на одном предприятии, они не могли не повлиять на взгляды друг друга, несмотря на разницу профессиональных обязанностей. Таким образом, бухгалтер заимствовал у инженера интерес к проблемам измерения вне области финансов. Инженер начал применять свои профессиональные знания для решения проблем бухгалтерии. Он понял, что бухгалтерские данные могут дополнить его знания тех процессов, которыми он управляет.
Он пытается соединить все учетные работы на предприятии в единую систему.
Еще есть бухгалтеры, относящиеся к своим функциям по-старому: их обязанность проверка бухгалтерских документов, получение недостающих данных и выдача сертификатов. Но большинство руководителей современных коммерческих предприятий не удовлетворены таким ограничением инструментов контроля. Данные, полученные через несколько недель после конца года или полугодия это не то, что нужно для управления.
Они требуют непрерывного предоставления данных, от месяца к месяцу, от недели к неделе, которые отражали бы факты, пока еще не поздно исправить неблагоприятные тенденции, и позволяли бы предсказывать будущее.
Контроль как непрерывная деятельность
Различные аспекты администрирования, выделяемые Файолем, Урвик представляет в виде сегментов полного круга. Прогноз ведет к планированию. Следующая операция организация, имеющая результатом координацию.
Затем идет командование и, наконец, контроль. Вслед за контролем вновь осуществляется прогнозирование, так как в соответствии с новой системой контроля смотреть вперед так же полезно, как и оглядываться назад.
Этот аналитический подход согласуется с более психологическим подходом М.Фоллетт к тем же проблемам. Она делает акцент на важности понимания взаимных реакций людей друг на друга. Организация никогда не стоит на месте.
Она состоит из человеческих существ живущих, изменяющихся, развивающихся, разрушающихся организмов. Все, что происходит, изменяет этих индивидов, модифицирует их взаимосвязи друг с другом. И окружающая среда, в которой эти индивиды работают и от которой они зависят, тоже изменяется.
Происходит постоянное действие и взаимодействие факторов.
Мы можем выделять какую-либо проблему или вопрос. Мы можем делить время на секунды, минуты, часы, дни, недели, месяцы, годы. Но это деление интеллектуальная условность.
Ни одна проблема не существует изолированно. В самом процессе обсуждения идей люди изменяют их и модифицируют ситуацию. Время это континуум.
Сегодня и завтра, этот год и прошлый год это категории нашего рассудка.
М.Фоллетт пишет, что одно из преимуществ непрерывного планирования это то, что круг или спираль не разрывается переходом от планирования к деятельности и от деятельности к планированию. Мы постоянно делаем ошибку, считая, что мир остается неизменным, пока мы к нему приспосабливаемся. Это не так.
Положение дел постоянно меняется, мы должны его учитывать; учитывая положение дел, мы его меняем. Пока мы не начнем рассматривать контроль как непрерывную деятельность, мы не преодолеем заблуждение, что мы способны устранить проблему. Мы думаем, что устранили проблему, но в самом процессе устранения возникли новые элементы ситуации и появилась новая проблема, которую надо устранить.
Различие между контролем и учетом
Урвик ссылается на Файоля, который разграничивал учет и контроль. Учет он относил к шести существенным функциям и включал в него переучет товаров и инвентаря, подведение баланса, отчеты, статистику и т. д. Контроль он считал одним из аспектов администрирования и определял как наблюдение за тем, чтобы все выполнялось в соответствии с принятым планом, отданными распоряжениями и установленными правилами.
Влияние на функции бухгалтера
Современное понимание контроля влияет как на методы, используемые в бухгалтерии, так и на перечень данных, необходимых администратору. Деятельность бухгалтера становится намного более специализированной. В его обязанности не входит контроль. Ни при каких обстоятельствах он не должен указывать главам других отделов, что им делать.
Это узурпация функций главного менеджера. Бухгалтер должен только предоставлять цифры.
Если согласиться, что идеал любой организации продвижение к все более научному менеджменту, то сущность так понимаемых функций бухгалтера стремление сделать данные как можно более беспристрастными, непредвзятыми и не вызывающими вопросов.
Данные, необходимые администратору для эффективного управления, рассматриваются во многих книгах. Каждое предприятие само вырабатывает систему, наиболее приспособленную к обстоятельствам. Но Урвик выделяет некоторые основные принципы.
Все данные и отчеты, используемые для контроля, должны быть составлены с учетом организационной структуры. На их содержание не должны влиять люди, в должностные обязанности которых это не входит. К процессам контроля должен применяться принцип соответствия: власть и ответственность должны соответствовать друг другу.
Поскольку ответственность предполагает санкции за невыполнение обязанностей, эти санкции должны соответствовать власти данного лица.
Принцип сравнения
Все данные и отчеты, используемые для контроля, должны отражать стандартный требуемый уровень выполнения работы, а также, если это необходимо, прошлый уровень. Это значит, что простое соотношение выработок за два каких-либо произвольных периода содержит мало информации. Перемены в экономических условиях могли совершенно изменить ситуацию и сделать цифры бессмысленными.
Сопоставление реальной выработки с запланированной показывает, были ли реализованы намерения менеджеров, подразумевает исследование причин расхождения плана с действительностью и позволяет привлечь к ответу каждого, кто не выполняет свою часть плана, одобренного им самим.
Урвик считает, что распространенное мнение о трудности выработки стандартов преувеличено. Это не так уж сложно. Всегда можно установить некоторый уровень, к которому надо стремиться. Сначала он может быть достаточно произвольным.
Урвик советует начать с вопроса: какова была бы идеальная выработка, если бы теоретически было возможно выполнить какую-либо работу идеально, без всяких потерь, вызванных несчастными случаями, болезнями, выходными и т. д. После этого разрабатываются ограничения, связанные с факторами, заставляющими работу отклоняться от совершенства. Администратор должен исследовать и объяснить эти факторы.
Принцип полезности
Ценность данных и отчетов, используемых для контроля, зависит:
a) от того, насколько правильно выбран рассматриваемый период
b) от времени, которое проходит между окончанием этого периода и использованием данных контроля. Урвик вновь подчеркивает условный характер деления времени и основанных на нем умственных построений. Как правительство, так и бизнес склонны строить контроль вокруг дней и недель, месяцев и лет.
Но для одной формы деятельности однодневный период контроля слишком длинен, а для другой годовой слишком короток.
Ежегодные расчеты торговой деятельности не позволяют вовремя исправить тенденции, уменьшающие прибыль, чтобы они не повлияли на контрольный период. Ежемесячные данные необходимы хотя бы для того, чтобы осуществлять текущий контроль. Их точность с точки зрения бухгалтерии гораздо менее важна, чем их немедленная доступность сразу по окончании периода, к которому они относятся.
С каждым днем после окончания контрольного периода отчеты и статистика, связанные с ним, становятся все менее полезными. С этой точки зрения старый подход к бухгалтерии, нацеленный в первую очередь на предотвращение злоупотреблений и учет каждого пенса, представляет определенную опасность. Один отчет, предоставленный вовремя, стоит тысячи опоздавших.
Принцип исключения
Рабочий стол менеджера бывает буквально завален грудами писем и докладов, на каждом из которых он должен поставить резолюцию. Руководитель считает, что, уделяя внимание всем этим деталям, он поддерживает тесный контакт со всем предприятием. Принцип исключения в корне меняет такое положение дел. В соответствии с ним, менеджер должен получать только сжатые, обобщенные и обязательно сравнительные отчеты, касающиеся при этом всех областей управления. Перед тем, как попасть к менеджеру, эти отчеты должны быть изучены ассистентом, чтобы указать на все исключения и отклонения от стандартов, как хорошие, так и плохие.
Это позволяет менеджеру за несколько минут получить полное представление о достигнутом прогрессе или регрессе и дает ему возможность определить направления общей политики предприятия и изучить характер своих подчиненных и их соответствие рабочему месту.
